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Internationale Projekte effektiv managen

Beitrag von Jens Höhrmann
25. Februar 2014
 

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In Ergänzung zu den täglichen Herausforderungen bei der Durchführung von Projekten gibt es bei Vorhaben über Ländergrenzen hinweg zusätzliche Voraussetzungen, Erfordernisse und Handlungsweisen für involvierte Verantwortliche. Länderübergreifende Aktivitäten erhöhen immer das Risiko und reduzieren grundsätzlich zunächst die Planungssicherheit. Erfolgreiche Projektmanager benötigen daher zusätzliche Kompetenzen im globalen Umfeld wie etwa internationale Handlungskompetenz und Gespür für interkulturelle Wechselbeziehungen.

Anforderungen an international agierende Projektmanager

Ein guter Projektmanager zeichnet sich nicht primär durch Fachkenntnisse aus, sondern durch seine besonders ausgeprägten integrierenden Fähigkeiten. Mehr als bei nationalen Projekten muss sich ein Projektmanager im internationalen Umfeld noch intensiver mit den Projektmitarbeitern als Mensch befassen und seinen Schwerpunkt auf Themen wie Führung, Teambildung, Moderation, Konfliktlösung und Coaching verlagern.

Bei Auslandsprojekten verstärken sich fachliche und soziale Probleme und Defizite. Die Komplexität wird erhöht durch:

  • Erweiterte Arbeitsprozesse durch Beteiligung heterogener Standorte
  • Nicht vergleichbare Kulturkreise und Gesellschaftssysteme
  • Abweichende Umgangs- und Kommunikationsformen
  • Unterschiedliche fachliche Qualifikationen der am Projekt Beteiligten
  • Fremde Interessen, Wertevorstellungen, Ziele und Erwartungshaltungen
  • Geografische Entfernungen in diversen und teils mehreren Zeitzonen
  • Andere Normen und Regeln
  • Anders ausgeprägte Rechtssysteme
  • Wettereinflüsse
  • Sprachbarrieren

Dies erschwert die Arbeit eines Projektmanagers erheblich und verlangt von ihm zusätzliche Kompetenzen:

  • Aufmerksamkeit und Einfühlungsvermögen im interkulturellen Bereich
  • Kreativität zur Findung von unkonventionellen Konfliktlösungen
  • Hohe Flexibilität in der täglichen Arbeit und im Umgang mit Menschen
  • Offenheit und Aufgeschlossenheit für Neues und Unbekanntes

Nachfolgend stelle ich beispielhaft einige wichtige Aspekte im Management internationaler Projekte vor – und freue mich über weitere Anregungen und Ergänzungen.

Kenntnis der natürlichen Bedingungen der Regionen

Natürliche Gegebenheiten, wie z. B. das Klima, beeinflussen viele Teilaspekte einer Projektdurchführung. Es ergeben sich grundsätzliche Unterschiede in der Arbeitsorganisation z. B. bei Extremen wie Dauerfrost oder tropischer Hitze. Das gilt sowohl für die Arbeit im Freien als auch für die Arbeit im Büro und für das tägliche Leben. Helfen können nur das Akzeptieren des Unbeeinflussbaren und eine gute organisatorische Vorbereitung.
Wetterabhängige Faktoren haben großen Einfluss auf die Zuverlässigkeit der Infrastruktur, Lieferzeiten und Verfügbarkeit von Ressourcen.

Praxisbeispiel:

Überschwemmungen sind in Tropenregionen keine Seltenheit. Während der Regenzeit sind Straßen nicht selten überflutet. Bei der Planung von Lieferzusagen müssen deswegen vorab Zeitpuffer für nicht planbare Störungen mit eingebaut werden. Probleme können umgangen werden, wenn Produktionsgüter in Einzellieferungen aufgeteilt werden und für diese ein detaillierter Planungsprozess erstellet wird.

Kenntnisse über die Kultur der Regionen

Die kulturelle Umgebung prägt Menschen sehr stark. Bei Projekten im Ausland müssen sich Projektmanager auf andere Kulturen einstellen und sie akzeptieren. Der internationale Projektmanager muss in der Lage sein, sich selbst ein positives Bild von der anderen Kultur zu formen und diese Andersartigkeit (z. B. Werte, Normen oder religiöse Einflüsse) am Arbeitsplatz und im sozialen Umfeld zu berücksichtigen und in die Planung und Umsetzung des Projekts einzubeziehen. Kulturelle Gegebenheiten stellen ein komplexes Konstrukt dar. Ein international agierender Projektmanager sollte sich möglichst intensiv mit den Eigenarten des Gastgeberlandes beschäftigen. Der Projektmanager muss diese Unterschiede in der Arbeitsweise kennen und sich darauf einstellen.

Praxisbeispiele:

Ein Hinterfragen von Aussagen und die Klärung von Details ist in der täglichen Kommunikation sehr wichtig. Fragen nach einem Fertigstellungstermin werden häufig mit „morgen“ beantwortet. Eine Nachfrage am nächsten Tag, warum keine Lieferung erfolgt ist, bringt dann die Erkenntnis, dass „morgen“ in vielen Regionen der Welt nichts anderes bedeutet als „irgendwann nach Ablauf des heutigen Tages“. Solche Enttäuschungen können durch eine vorherige Detaillierung vermieden werden.

Auch auf Tageszeit genaue Terminabsprachen für Meetings oder anderes können entgegen deutscher Gepflogenheiten häufig keine fixe Vereinbarung, sondern lediglich eine Ankündigung sein, sich zu der avisierten Zeit detaillierter über den dann im Laufe des Tages erst später folgenden Termin abzustimmen. Erscheinen Sie pünktlich ohne weitere telefonische Absprache zum vereinbarten Termin, so werden Sie der einzige Teilnehmer bleiben.

Auch sollten Sie Rücksicht auf religiöse Gewohnheiten nehmen. Viele Gläubige nehmen ihre religiösen Verpflichtungen sehr ernst, z. B. beten viele Moslems fünfmal täglich sehr ausführlich. Hier hilft es nicht weiter, deutsche Arbeitszeitrichtlinien zu diktieren, sondern eine Abstimmung gegenseitiger Interessen individuell zu besprechen.

Klärung der rechtlichen und finanziellen Bedingungen

Der Projektmanager muss über die rechtlichen und gesetzlichen Gegebenheiten informiert sein, die das Projekt betreffen. Dadurch können die Risiken erheblich reduziert werden. Die Definition von finanziellen Rahmenbedingungen schützt vor unerwarteten Entwicklungen bei Fragen der Finanzierung und erleichtert die Zusammenarbeit mit Stakeholdern und Projektmitarbeitern. Indem der internationale Projektmanager diese Rahmenbedingungen gründlich prüft und verbindlich festlegt, stellt er sein Projekt auf ein solides Fundament.

Praxisbeispiel:

Vereinbarungen über die Bereitstellung von Dienstleistungen basieren häufig auf einer Vertrauensbasis, die weit über den ursprünglich vertraglich fixierten Umfang hinausgehen. So wird häufig eine finanzielle Beteiligung an einem Unternehmen erwartet, für das die Dienstleistung  erbracht wird. Deswegen ist es wichtig, das gesamte Spektrum der gewünschten Zusammenarbeit im Detail frühzeitig zu besprechen. Andernfalls werden Sie mit nachträglichen Forderungen konfrontiert, die die Kundenbeziehungen grundsätzlich ins Wanken bringen können, wenn Sie die erst später vorgebrachten Wünsche im Nachhinein ablehnen.

Vereinbarung der Projektorganisation und Festlegung der Verantwortungen

In internationalen Projekten arbeiten aufgrund der Einbindung diverser Standorte in die Prozesse häufig hunderte Menschen in unterschiedlichen Verantwortungs- und Aufgabenbereichen zusammen. Aber auch in kleineren Projekten ist Projektorganisation wichtig. Es muss immer klar sein, wer mit welcher Verantwortung welche Aufgabe zu erfüllen hat. Diese Zuständigkeiten sollten visuell dargestellt und aktiv kommuniziert werden. Da innerhalb dieser Ebenen und Unterebenen übergreifend Koordinationsbedarf besteht, muss der internationale Projektmanager auf jeder Ebene für jedes Aufgabengebiet einen Ansprechpartner benennen. Dies ist eine unabdingbare Voraussetzung für eine reibungslose Kommunikation. So führt das Umgehen der fixierten Aufgabenträger schnell zu einer Störung in der Planung, ineffizienten Arbeitsprozessen und in der Folge zu negativen finanziellen Auswirkungen. Deshalb ist es zum Beispiel auch wichtig, Vertretungsregelungen genau zu bestimmen.

Praxisbeispiel:

Ist die Vertretungsregelung nicht bekannt, so kommt es bei Abwesenheiten (z. B. Urlaub eines Projektverantwortlichen) häufig zu einer direkten Absprache mit einer Person, die individuell als kompetent wahrgenommen wird. Obwohl diese Person nicht weisungsbefugt ist, können deren Vorschläge dann einfach umgesetzt werden, um eine Tätigkeit nicht liegen zu lassen. Durch eine eindeutige Kommunikation der Entscheidungswege im Vorfeld kann ein solches Fehlverhalten (welches sicher gut gemeint war) unterbunden werden.

Befähigung engagierter und qualifizierter Projektmitarbeiter

Es ist ein Irrtum anzunehmen, man könne einen Projekterfolg dadurch garantieren, dass man neue Methoden entwickelt oder weiterführende Techniken bereitstellt. Tatsächlich aber sind es die Menschen, die den Projekterfolg ausmachen – dies gilt besonders für internationale Projekte, bei denen an den Einzelnen sehr hohe Anforderungen gestellt werden. Um erfolgreich in einem internationalen Projektteam arbeiten zu können, muss eine Person bestimmte Ansätze zur internationalen Handlungskompetenz in sich tragen, insbesondere Toleranz, Aufgeschlossenheit und Flexibilität. Diese Mitarbeiter müssen dann erstens ausgebildet und zweitens deren Fähigkeiten gepflegt und bestenfalls weiterentwickelt werden. Der erfahrene Projektmanager ist insbesondere als Coach gefragt, um motivierend auf die Mitarbeiter einzuwirken.

Praxisbeispiel:

Wenn Mitarbeiter unterschiedlicher Kulturen zusammenarbeiten, haben diese auch unterschiedliche Erwartungshaltungen aneinander, die auf deren Erfahrungen basieren. Um Differenzen zu reduzieren, sollten Mitarbeiter über Unterschiede geschult werden und insbesondere der soziale Zusammenhalt gefördert werden. Es wird in anderen Kulturkreisen häufig eine tiefere Bindung von Kollegen erwartet, die über die normale Kollegialität hinausgeht und intensiveren sozialen Austausch verlangt. Nicht jeder Mitarbeiter ist dies gewohnt und muss gegebenenfalls entsprechend motiviert werden.

Standardisierung von Dokumenten, Berichten und Kommunikation

In internationalen Projekten wird die gegenseitige Information und Abstimmung aller Beteiligten deutlich erschwert. Die Teams arbeiten räumlich getrennt, zeitlich versetzt sowie in anderen Rhythmen und direkte Kontakte sind selten. Sieht man sich nicht regelmäßig, so ist die Gefahr um ein vielfaches höher, dass einem Kollegen im Ausland nicht rechtzeitig die notwendigen Informationen zukommen. Um Information und Kommunikationsfluss sicherzustellen, müssen in internationalen Projekten bereits zu Beginn des Projekts Kommunikationsstandards definiert werden, wie z. B. Art, Form und Häufigkeit der Regelkommunikation, des Reportings und der Dokumentation. Voraussetzung hierfür ist die Schaffung einer Projektorganisation mit festen Ansprechpartnern. Auch eine Festlegung der verwendeten Sprache ist für die Verständlichkeit und die verlustfreie Kommunikation von entscheidender Bedeutung.

Praxisbeispiel:

Projektmitarbeiter aus anderen Ländern möchten ihr Gesicht nicht verlieren, indem diese bei Einweisungen durch angereiste Experten ihre eventuell vorhandene Unwissenheit zugeben. Damit ein gegenseitiges Verständnis entstehen kann, ist es wichtig, dass zwei Gesprächspartner dieselbe Sprache ausreichend gut erlernt haben und nicht nur nachgefragt wird, ob eine Erklärung verstanden wurde, sondern sich dies durch eine Demonstration auch darlegen zu lassen.

Vereinbarungen über den Umgang mit Konflikten, Störungen und Problemen

Störungen des Projektablaufs treten nicht nur in internationalen Projekten auf, aber hier entwickeln sich daraus leichter Probleme oder gar ernsthafte Konflikte. Räumliche Distanz, unterschiedliche Mentalitäten oder auch Missverständnisse durch die Sprache führen häufig dazu, dass Störungen schnell übersehen werden können. Auch die Mitarbeiter thematisieren Störungen oft nicht, weil sie befürchten, für diese verantwortlich gemacht zu werden. Es ist deshalb hilfreich, mit Störungen offen umzugehen und ein transparentes Schema zur Problem- und Konfliktlösung zu entwickeln.

Praxisbeispiel:

Geduld und Einfühlungsvermögen sind wesentlich für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Tritt eine weisungsbefugte Person arrogant oder zu dominant auf, so kann sich diese damit die Unterstützung der gesamten regionalen Belegschaft zerstören, so dass in der Folge eine gesamte Gruppe ihre Kooperation einfach verweigert. Das Kritisieren von Einzelpersonen sollte vor anderen Gruppenmitgliedern tunlichst vermieden werden, weil sich nicht nur die betroffene Person, sondern auch die anderen loyalen Gruppenmitglieder herabgesetzt fühlen können. Konstruktive und motivierende Einzelgespräche stellen hier die Lösung dar.

Zusammenfassung:

Internationale Projekte sind höchst komplexe Vorhaben und haben eine Vielzahl von Unwägbarkeiten, weshalb sie oft mit einem hohen Risiko verbunden sind. Nur durch verbesserte Projektarbeit können die Aufgaben und Herausforderungen gemeistert werden, mit denen globale Projekte heute konfrontiert sind. Die richtigen Werkzeuge können uns dabei helfen, aber sie müssen beherrscht und konsequent angewendet werden. Wer Projekte in mehreren beteiligten Ländern durchführen möchte muss auf allen Ebenen die Professionalität in der Durchführung von Projekten erhöhen. Nur so kann der Projekterfolg gesichert und die Effektivität von Vorhaben gesteigert werden.

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Quelle Foto: © ThorstenSchmitt – Fotolia.com

 

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