Warum Prozessdokumentation?
30. April 2015
„Wir müssen nur noch unsere Prozesse dokumentieren!“ Dies ist eine häufig geäußerte Aussage. Vielfach gibt es in den Unternehmen aufgrund von gesetzlichen Regelungen, Risikomanagement, IKS (internes Kontroll-System), Qualitätssicherung etc. verschiedene Zustände von Prozessdokumentation – angefangen bei Excel-Tabellen, Word, Powerpoint, VISIO bis hin zu Prozessmanagement-Tools wie ARIS oder ADONIS. Häufig ist die Dokumentationslage unübersichtlich, uneinheitlich und sehr dezentral. Und dann versuchen heroische Einzelpersonen oder Abteilungen die Dokumentation zu verwalten…
Der logische Folgeschritt ist meistens: „Wir müssen die Prozesse neu aufnehmen!“, weil Dokumentation fehlt, nicht gefunden wird oder veraltet ist. Dann folgen häufig Prozessworkshops mit einem kleinen Motivationsproblem: „Müssen wir das schon wieder machen? Das ist doch eh alles klar!“ Spätestens jetzt entstehen „sinnvolle“ Prozesse mit viel Zeit und Aufwand, die von allen Beteiligten dokumentiert, gelocht und abgeheftet werden. Das Prozessmanagement selbst ist schnell erledigt, denn auch das ist dokumentiert, gelocht und abgeheftet.
- Das Vorgehen kann in manchen Fällen durchaus ausreichend sein.
- Es ist ein etabliertes Vorgehen, das immer wieder angewendet werden kann.
- Organisationen bzw. deren Entscheider tun sich schwer mit lebenden Systemen.
- Dokumentierte Prozesse erzeugen scheinbare Sicherheit.
- Im Prinzip wird den formalen Anforderungen genüge getan.
- Es ist ein Risiko, es anders zu machen.
Aus meiner Sicht gibt es hierzu jedoch viele Alternativen. Eine davon ist, die Dokumentation der Prozesse schlicht weg zu lassen. In der Regel ist die Dokumentation nicht erforderlich. Es ist erforderlich, ein für das Unternehmen relevantes Ergebnis zu erzeugen. Das definierte Ergebnis wird von einem oder mehreren verantwortlichen Menschen erzeugt, die in der Regel selbst am besten wissen, was zu tun ist.
Wie sich der Einzelne oder die Gruppe organisiert, ist nicht relevant, es sollte nur zu einem bestimmten Zeitpunkt mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen und Budget zum definierten Ergebnis kommen. Jetzt ist der berechtigte Einwand, der Nachvollziehbarkeit nicht Rechnung getragen zu haben. Dies kann aber mit Hilfe von Strukturen und Regeln kompensiert werden.
Voraussetzungen dafür, dass diese Alternative funktioniert, sind:
- Führung der Selbstorganisation
- Vertrauen statt Kontrolle
- Verantwortlichkeit liegt bei den Durchführenden
- Strukturen und Regeln sind definiert und bekannt
Das Unternehmen wird an Ergebnissen gemessen und nicht an der Prozessdokumentation!
Zum Weiterlesen: