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Stop Starting, Start Finishing! Das Visitenkartenspiel




 

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Jede Wette, Sie kennen das: Aufgabenlisten, die immer länger werden, lose Enden, die als „in progress“ markiert wochenlang vor sich hindämmern, dutzende Dinge, um die man sich zu kümmern hat, und das am besten gleichzeitig. Um der Flut der Anfragen und Anforderungen zu begegnen, verfallen viele Menschen (und Organisationen) auf das parallele Abarbeiten der Aufgaben. Dies ist psychologisch nachvollziehbar, führt jedoch keineswegs dazu, dass sich der Strom der Aufgaben besser bewältigen lässt, sondern nur dazu, dass er ins Stocken gerät. Denn wer häufig den Arbeitskontext wechselt, muss sich immer wieder neu auf eine Aufgabe einstellen. In der Folge ist diese Person weniger produktiv und benötigt mehr Zeit, um die Aufgabe zu bearbeiten.

Die Lösung liegt dagegen meist darin, nicht alles gleichzeitig anzufangen, sondern die Projekte und Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu priorisieren und dann  – möglichst ohne Unterbrechung – sequenziell abzuarbeiten. Möglichst verschwendungsfreie und aus sich selbst lernende Arbeitsabläufe sind nicht umsonst eins der Kernprinzipien der „Lean Production“.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern und Kollegen die Vorteile sequenzieller Abarbeitung von Aufgaben intensiv erlebbar machen wollen, dann eignet sich das „Visitenkartenspiel“ ganz hervorragend dafür. Und so geht’s:

Vorbereitung

Alle Teilnehmer bilden Zweiergruppen. Jede Gruppe erhält zwei Moderationskarten, einen Stift und eine Stoppuhr. Wahlweise können Sie auch 20 kleinere „Visitenkarten“ verwenden.

Szenario

Sie befinden sich auf einer wichtigen IT-Messe. Ihr Auftritt war außerordentlich erfolgreich. Nun scharen sich 20 Kunden um Sie herum – und alle wollen ganz schnell Ihre Kontaktdaten haben. Wie gehen Sie vor?

Durchführung

  1. Runde: Parallele Abarbeitung – alle Kundenanfragen werden gleichzeitig bearbeitet.

Ein Teilnehmer jeder Gruppe schreibt 20 Mal den ersten Buchstaben seines Namens auf die Moderationskarte (bzw. auf die 20 „Visitenkarten“). Danach schreibt er den zweiten Buchstaben darauf. Dies wird solange wiederholt, bis alle Buchstaben seines Namens komplett sind. Der zweite Teilnehmer stoppt hierfür die Zeit. Anschließend wird gewechselt und wieder die Zeit gestoppt. Die Zeiten werden notiert.

  1. Runde: Sequenzielle Abarbeitung – die Kundenanfragen werden nacheinander bearbeitet. Erst wenn ein „Projekt“ fertig ist, wird das nächste begonnen.

Der erste Teilnehmer jeder Gruppe schreibt 20 Mal seinen vollständigen Namen untereinander auf die Rückseite der Moderationskarte (bzw. die Rückseiten der „Visitenkarten“). Der zweite Teilnehmer stoppt hierfür die Zeit. Anschließend werden wieder die Rollen getauscht und erneut die Zeit genommen.

Auswertung

Addieren Sie für die Auswertung nun alle Einzelzeiten der parallelen Abarbeitung. Verfahren Sie ebenso mit den Zeiten der sequenziellen Abarbeitung. Bilden Sie anschließend den Quotienten aus beiden Summen. Mit der Formel 100 * (Parallel / Sequenziell -1) ermitteln Sie den Prozentsatz, um den die parallele Arbeit länger dauert. Haben Sie also z.B. 50 Minuten Bearbeitungszeit für den parallelen und 25 Minuten für den sequenziellen Prozess herausbekommen, so beträgt die Differenz 100 * (50 / 25 -1) = 100%, die parallele Arbeit dauert also 100% länger. (O.k., für diese Beispielzahlen hätte man die Formel jetzt nicht unbedingt gebraucht…). Alternativ können Sie zur Veranschaulichung der Unterschiede auch Mittelwerte („durchschnittliche Bearbeitungszeit“) bilden, indem Sie die aufaddierten Einzelzeiten je Runde durch die Anzahl der Teilnehmer dividieren.

Wir haben das Visitenkartenspiel selbst in mehreren Kunden-Workshops erprobt und sind begeistert. Vereinzelt gab es Teilnehmer, bei denen der parallele Arbeitsablauf schneller war –  im Gesamtergebnis zeigte sich jedoch ausnahmslos die Überlegenheit des sequenziellen Ablaufs.

Sicher gibt es auch in Ihrem Unternehmen eine Gelegenheit, das Visitenkartenspiel einmal durchlaufen zu lassen und zu schauen, wie man die Erkenntnisse auf den Arbeitsalltag übertragen kann. Ganz gleich, wie agil oder nicht-agil Ihr Umfeld ist, das Aha-Erlebnis lohnt sich. Viel Spaß dabei!

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Quelle Foto: @alphaspirit – Fotolia.com

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