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Fokussiertes Arbeiten – 8 Tipps für eine bessere Konzentration

Beitrag von Dr. Monika Setzwein
10. August 2017

Ich liebe es, viele Dinge gleichzeitig zu tun. Was mir in früheren Jahren den wenig schmeichelhaften Spitznamen „Effizienzmonster“ eingebracht hat, reizt mich noch immer. Es ist ein tolles Gefühl, die Dinge zack, zack abzuhaken und viele Bälle in der Luft zu halten, ohne außer Atem zu geraten. Mir macht es einfach Spaß, viel in kurzer Zeit zu schaffen. Doch so effizient dieses Verhalten im Kleinen auch sein mag, in den meisten Fällen ist eine fokussierte Arbeitsweise zielführender. Multitasking vermittelt zwar das Gefühl, schneller voranzukommen und mehr wegzuschaffen. Doch diese Arbeitsweise macht auch anfällig für Fehler – und sie ist anstrengender als das sequenzielle Abarbeiten von Aufgaben und kann einen im Endeffekt langsamer machen. Und nicht zuletzt ist die ungestörte Konzentration auf eine Aufgabe eine Quelle von Zufriedenheit und innerer Balance.

Vielen Menschen fällt es schwer, sich uneingeschränkt auf eine Sache zu konzentrieren. Störungen, Ablenkungen, Unterbrechungen sind allgegenwärtig. Wir sind darauf trainiert, schnell zu reagieren, sofort anzuspringen, wenn etwas von außen reinkommt: News, Tweets, Chats, Mails, Push-ups aus dem Terminkalender. Die Aufmerksamkeitsspannen werden immer kürzer, der Stress steigt. Im Grunde befinden sich die meisten KollegInnen in ständiger Alarmbereitschaft. Für die „echte Arbeit“, für „deep work“, wie der junge US-amerikanische Autor Cal Newport das Vertiefen in anspruchsvolle Aufgaben in seinem gleichnamigen Buch (2016) nennt, bleibt kein Raum. Dabei ist es genau das, was viele WissensarbeiterInnen in ihren Jobs vermissen: produktiv und ungestört an herausfordernden Fragestellungen zu arbeiten und wertschöpfende Ergebnisse zu erzielen.

Erhöhte Kommunikationsanforderungen, digitale Medien, Großraumbüros und eine oft ausufernde Meetingkultur erschweren das fokussierte Arbeiten in vielen Unternehmen. Auch die eigene Bereitschaft, sich ablenken zu lassen, sinnloses Surfen im Internet, fehlende Disziplin und das suchtartige Checken von E-Mails untergraben die Konzentration. Mit Hilfe der folgenden acht Tipps können Sie aber Ihre Konzentration verbessern und sich die nötige Ruhe und den nötigen Freiraum verschaffen, um fokussiert „echte Arbeit“ zu machen.

Aufräumen! Klingt trivial, hat aber einen nachweisbaren Effekt. Reizarme Umgebungen erhöhen die Konzentrationsfähigkeit. Ein Arbeitsplatz mit wenig visuellen Ablenkungen lässt sich leicht herstellen: Papierstapel, herumfliegende Zettel und Schnickschnack auf dem Schreibtisch konsequent wöchentlich durchforsten und entsorgen oder in geschlossene Ablagesysteme einsortieren. Wenn es schnell gehen muss, alles geballt in eine schön große Schublade schieben.
Offline gehen: Für viele undenkbar, für fokussiertes Arbeiten ein wahrer Segen. Wenn es für die zu erledigende Aufgabe möglich ist, sollten Sie sich einfach mal vom Netz nehmen. Unnötige Browserfenster und Programme, eingehende E-Mails und Messenger-Nachrichten sind hoch wirksame Ablenkungsquellen. Wer z.B. an einem Bericht oder einer neuen Idee arbeitet, nutzt am besten ein Programm, das alles andere ausblendet (s.u.). Und E-Mails kann man geblockt ein-, zweimal am Tag abarbeiten, ohne dass die Welt untergeht.
Webseiten blockieren: Wenn es aufgrund der Aufgabenstellung nicht möglich ist, komplett offline zu gehen, sollten Sie zumindest bestimmte Webseiten blockieren. Shopping- und Reiseseiten, Twitter, Facebook und Co. haben ein hohes Ablenkungspotenzial.
Auditive Störungen ausschalten: Zugegeben, es ist im Büroalltag alles andere als leicht, Ruhe herzustellen. Auditive Störquellen lauern überall: Telefonklingeln, Benachrichtigungstöne, Gespräche von KollegInnen, Straßenlärm aus dem offenem Fenster usw. Teilweise kann man diese Störquellen gezielt ausschalten; das eigene Mobiltelefon z.B. sollte während der deep work sessions immer „stumm“ sein. Gegen andere Störquellen helfen spezielle Kopfhörer oder Ohrstöpsel, die die Umgebungsgeräusche stark dämpfen. Für viele Menschen können auch gewollt erzeugte Hintergrundgeräusche wie z.B. Musik oder Naturgeräusche aus der Konserve bei der Konzentration hilfreich sein. Hierfür gibt es sogar spezielle Apps (s.u.)
Störungen durch KollegInnen reduzieren: „Kannste mal?“, „Haste mal?“- so sehr man die KollegInnen auch schätzt und mag, niemand kann eine hohe Konzentration aufrechterhalten, wenn ständig jemand etwas will. Um niemanden vor den Kopf zu stoßen, sollte man die KollegInnen über die deep work sessions informieren und ein für alle leicht erkennbares Signal vereinbaren. Pinkfarbenes Post-it am Bildschirm – bitte nicht stören!
Zeiträume für deep work festlegen: Es empfiehlt sich, die Zeiträume für fokussiertes Arbeiten zu terminieren und regelmäßig solche Arbeitseinheiten einzulegen. Im Idealfall gelingt es, deep work als feste Größe im Arbeitsalltag zu etablieren. Hier sind natürlich die Unternehmen selbst gefordert, entsprechende Strukturen und Organisationsleistungen zu erbringen.
Ablenkungsliste anlegen: Ich weiß ja nicht, wie es Ihnen geht, aber mir fallen bei der Arbeit an einer Aufgabe regelmäßig Dinge für andere Projekte oder andere Zusammenhänge ein. Das löst in mir, besonders wenn es etwas Wichtiges ist, den Impuls aus, dieser Sache sofort nachzugehen. Für fokussiertes Arbeiten ist dieses Verhalten natürlich Gift. Daher führe ich eine Liste, in der die Einfälle notiert und zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden.
Pausen machen: Keine Power ohne Pause. Um eine hohe Konzentration halten zu können, sind regelmäßige kurze Pausen wichtig. Alle 60-90 Minuten sollten Sie mal abschalten, den Arbeitsplatz kurz verlassen, sich bewegen, frische Luft schnappen.

Mittlerweile gibt es eine ganze Reihe von Tools, die beim fokussierten Arbeiten helfen. Wer zunächst eine Bestandsaufnahme seines eigenen Arbeitsverhaltens wünscht, um z.B. festzustellen, wie viel Zeit er oder sie mit dem Abrufen von E-Mails oder dem Surfen im Internet verbringt, ist mit „Rescue Time“ gut bedient. Das Programm ist in der Basisversion kostenlos und kann auch zum befristeten Sperren einzelner Anwendungen und Webseiten genutzt werden. Auch die Programme „Freedom“ und „SelfControl“ sperren Internetdienste für eine festgelegte Zeitspanne. „Offtime“ blockiert für zuvor definierte Zeiten Anrufe, Benachrichtigungen und einzelne Apps.

Wer sich eine produktivitätssteigernde Pausenkultur angewöhnen will, kann „Time out“ zur Unterstützung nutzen. Die App kann mehr als ein Wecker: sie erinnert nicht nur an Pausenzeiten, sondern verschleiert gleich den ganzen Bildschirm, was die Unterbrechung deutlich erleichtert. Sogar für die passende Hintergrundmusik gibt es technische Hilfestellung. Der Streamingdienst focus@Will verspricht volle Konzentration für alle, die bei Musik besser arbeiten können.

Und wem all das nicht reicht, der greift am besten zur Rundum-Lösung. „Focus Mask“ hält Mac-Usern alle Ablenkungen vom Hals, indem die App alles außerhalb des ausgewählten Fensters auf dem Bildschirm schwärzt. Ähnlich radikal ist „Focus me“ für Mac und PC. Hier werden alle Anwendungen und Webseiten gesperrt, die nicht zuvor freigegeben wurden.

Wenn Sie auch noch einen Tipp für Tools oder allgemein für fokussiertes Arbeiten haben, immer her damit! Wir freuen uns über Anregungen und Kommentare.

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Quelle Foto: @ endostock – Fotolia.com

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