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Die SWOT-Analyse ist ein Instrument zur Situationsanalyse und Strategiefindung. Sie erfasst zunächst die innerbetrieblichen Stärken (Strengths) und Schwächen (Weaknesses) sowie die durch die Unternehmensumwelt bestimmten Chancen (Opportunities) und Risiken (Threats). Da Stärken und Schwächen relative Größen sind, können diese erst im Vergleich mit den Wettbewerbern des Unternehmens beurteilt werden. Deshalb verknüpft die SWOT-Analyse die unternehmensinterne Perspektive, also seine Stärken und Schwächen, mit der Umweltentwicklung, definiert durch Chancen und Risiken, in einer Matrix. Auf diese Weise liefert die SWOT-Analyse eine Informationsgrundlage für die Ableitung geeigneter strategischer Optionen.

Eine SWOT-Analyse wird in 4 Schritten durchgeführt:

Schritt 1: Stärken-Schwächen-Analyse
Mit einer Stärken-Schwächen-Analyse werden die Bereiche identifiziert, in denen das Unternehmen Wettbewerbsvorteile besitzt. Das geschieht durch Vergleich der spezifischen Stärken und Schwächen des Unternehmens mit jenen der Wettbewerber basierend auf einer Potentzial- und einer Konkurrenzanalyse.

Schritt 2: Chancen-Risiken-Analyse
Im Rahmen einer Chancen-Risiken-Analyse werden diejenigen Umweltentwicklungen identifiziert, die Chancen bzw. Risiken für den Unternehmenserfolg darstellen und die deshalb für die Unternehmensstrategie relevant sind.

Schritt 3: SWOT-Analyse
Die eigentliche SWOT-Analyse integriert die Ergebnisse aus Schritt 1 und Schritt 2 mithilfe einer Matrix. Dabei werden die innerbetriebliche Achse und die Umweltachse in jeweils ein positives (Stärken bzw. Chancen) und ein negatives (Schwächen bzw. Risiken) Feld unterteilt. Daraus ergeben sich vier Felder, denen sich die in Schritt 4 beschriebenen Strategiearten zuordnen lassen.

Schritt 4: Ableitung von Strategien aus der SWOT-Analyse
Abschließend wird versucht, den Nutzen aus Stärken und Chancen zu maximieren und die Verluste aus Schwächen und Risiken zu minimieren.

• SO-Strategien
  Durch den Einsatz der Stärken des Unternehmens sollen die identifizierten Chancen genutzt werden.
• ST-Strategien
  Durch die Einsatz der Stärken des Unternehmens soll den Risiken entgegengewirkt werden.
• WO-Strategien
  Zur Überwindung von Schwächen sollen Vorteile aus den Chancen gezogen werden.
• WT -Strategien
  Durch den Abbau von Schwächen sollen Risiken gemindert werden.

Ein großer Vorteil der SWOT-Analyse liegt darin, dass sie einfach durchzuführen ist und außer dem zeitlichen Aufwand keine weiteren Kosten verursacht.

Wurde die SWOT-Analyse zunächst für die Strategiefindung von Unternehmen eingesetzt, kann diese ebenso sinnvoll für die Analyse von Teams und Abteilungen verwendet werden.

Weiterführende Beschreibungen der SWOT-Analyse finden Sie in Wikipedia sowie im Wissens- und Informationsportal zum Thema Business und Management Onpulson.

In letzter Zeit werde ich immer öfter gefragt, ob ich denn schon dieses oder jenes Scrum-Tool kennen würde. Natürlich ist mir das ein oder andere Tool bekannt, und einige halte ich auch für sehr nützlich. Ich rate allerdings dazu, den Einsatz eines solchen Tools genau zu prüfen.

Scrum-Tools dienen üblicherweise der digitalen Verwaltung des Product Backlogs. Außerdem bieten sie ein Taskboard an und generieren daraus automatisch ein Sprint Burndown Chart. Eigentlich ganz nützlich, oder? Man muss keine Task-Karten mehr schreiben und auch das lästige manuelle Aktualisieren des Sprint Burndown Charts entfällt. Echt praktisch! Allerdings hat diese Automatisierung aus meiner Sicht einen gravierenden Nachteil. Um sich den aktuellen Status des Sprints ansehen zu können, muss man explizit im Tool nachsehen. Meiner Erfahrung nach passiert genau das häufig nicht. In der Folge weiß das Team oft nicht, wie es um den aktuellen Sprint bestellt ist. Darüber hinaus ist mir aufgefallen, dass sich niemand mehr für den Fortschritt im aktuellen Sprint interessiert, sobald das Sprint Burndown Chart automatisch berechnet wird.

Ganz anders ist es bei Verwendung eines Whiteboards als Taskboard, wenn dieses für alle sichtbar und anfassbar im Teamraum hängt. Jedes Teammitglied hat ständig vor Augen, wie es um den aktuellen Sprint steht. Die manuelle Aktualisierung von Taskboard und Sprint Burndown Chart ist tägliche Aufgabe des Teams im Daily Scrum-Meeting. Der aktuelle Status des Sprints wird dadurch tief im Bewusstsein des Teams verankert und das Team auf diese Weise ständig an sein Commitment erinnert.

Meine Empfehlung ist der Einsatz eines Taskboards zum Anfassen in Form eines Whiteboards. Bei einem räumlich verteilten Team hat man allerdings oft keine andere Wahl als ein Tool einzusetzen.

Wie stehen Sie zur Verwendung von Scrum-Tools?

Heute möchte ich mal einen Tooltipp in der Kategorie Enterprise 2.0 / Kommunikation abgeben: Yammer. Yammer ist ein unternehmensinterner Microblogging Dienst à la Twitter (wer Twitter noch nicht kennt, hier ein schöner Onepager vom brandeins). Nach kostenloser Anmeldung können Nachrichten verfasst werden, die nur von dem geschlossenen Kreis gelesen werden können. Dieser geschlossene Kreis wird durch die Unternehmensdomain definiert. Nur wer eine aktive Adresse für die Domain hat, kann dem Netzwerk beitreten.

So weit so gut, aber wozu das Ganze? Brauchen wir wirklich ein weiteres Tool, ein weiteres Kommunikationsmedium? Das war die anfängliche Skepsis, die auch bei uns nicht fernblieb. Aber aus Skepsis wurde schon bald Begeisterung. Wir yammern seit Mai diesen Jahres, wobei Yammer sich mittlerweile sehr gut etabliert hat und die interne Kommunikation per E-mail hervorragend ergänzt. Gerade in unserer Tätigkeit als Berater vor Ort beim Kunden hilft es mit den kurzen updates, uns gegenseitig unkompliziert auf dem Laufenden zu halten.

Wir nutzen Yammer hauptsächlich für:

• Empfehlungen auf hilfreiche Fachartikel
• Fragen zu konkreten Problemstellungen
• Statusmeldungen über wichtige Ereignisse

Das schöne an dem Dienst ist, dass man Dinge eher teilt als mit einer Mail, da ein Tweet schneller und unkomplizierter geschrieben wird als eine Mail. Der interne Informationsfluss hat sich so nachweislich verbessert.

Und obendrein ist der Dienst

• mobil nutzbar
• als Firefox Plugin als auch Desktop Programm (via Air) nutzbar
• in Twitter integriert (per Hashtag kann ein Twitter Tweet auch “geyammert” werden)
• nicht auf 140 Zeichen beschränkt und bietet die Möglichkeit Dateien anzuhängen

Die Erkenntnisse aus dem Umgang mit Yammer werden nun natürlich auch in unseren Projektmanagementalltag einfließen. Dazu demnächst mehr.

Kennen Sie den Dienst oder nutzen Sie ihn vielleicht bereits? Haben Sie Erfahrungen gemacht, die Sie teilen möchten?

Als Projektmanager/in fällt einem immer wieder die Aufgabe zu, Konflikte im Team zu managen. Wer nicht auf eine Ausbildung in Konfliktmoderation zurückgreifen kann, behilft sich dabei in der Regel mit Bordmitteln. Mit gesundem Menschenverstand, emotionaler Intelligenz und einer guten Portion Menschenkenntnis kommt man in Konfliktsituationen oft auch recht gut weiter. Erleichtern kann man sich und anderen die Konfliktbewältigung aber durch ein systematisches Vorgehen. Eine solche methodische Unterstützung bietet z.B. die folgende „Checkliste“. Die aufgeführten Fragen helfen Ihnen, den Konflikt analytisch einzukreisen, eine Konfliktdiagnose vorzunehmen und daraus geeignete Maßnahmen abzuleiten.

Thema und Inhalt

• Worüber genau streiten die Konfliktparteien?
• Was sind die Argumente?
• Welche Punkte lösen welche Emotionen aus?
• Woran halten die Beteiligten besonders fest?

Beteiligte Personen

• Besteht der Konflikt zwischen Einzelpersonen oder Gruppen?
• Wer sind die Hauptakteure?
• Welche Beziehungen bestehen zwischen den Beteiligten (Hierarchien,
• Freundschaften)?
• Welche Konflikttypen streiten mit einander? Wie verhalten sie sich?

Konfliktverlauf

• In welcher Phase bzw. auf welcher Eskalationsstufe befindet sich der Konflikt?
• Wie lange besteht der Konflikt schon?
• An welchem Punkt haben sich die Gemüter erhitzt, an welchem abgekühlt?
• Wie schnell kann sich der Konflikt weiter ausbreiten?

Konflikttyp

• Ist der Konflikt „heiß“ oder „kalt“?
• Um welche Art von Konflikt handelt es sich? (Anmerkung: Zu den häufigsten Spielarten von Konflikten in Projekten wird es hier in Kürze einen Extra-Beitrag geben.)

Bisheriges Lösungsverhalten

• Was wurde (von wem) bisher zur Lösung des Konflikts unternommen?
• Wie viel Zeit wurde bereits in die Lösung des Konflikts investiert?
• Welche Maßnahmen waren hilfreich, welche nicht?

The retrospective is one of the key elements that Scrum prescribes. Retrospectives have a long history coming from japanese management tradition and are key element of the Toyota Production System. They are core for continuous process improvement. Retrospectives enable a team starting with Scrum to improve and adapt over time. There is no need to be right the first time, there is a need to become better and better. Retrospectives happen after an iteration, a Scrum Sprint. They take place directly after the Sprint Review, that concentrates on the results of the sprint (running system, documentation, tests). The focus of the retrospective is the process. The following composition gives some guidelines how to conduct a Scrum retrospective.

Facilitator: Scrum Master, invites to retrospective
Objective: Find process improvements, define concrete steps
Participants: Scrum Master, Team, Product Owner
Optional Participants: Invited persons (Management, …)
Timebox: 2 h
Rules: No fingerpointing, put issues honestly on the table
Steps:

1. Explain agenda, rules and objective of the meeting
2. Check-In: Ask participants for their feelings or a picture when they think back the last Sprint
3. Each Participant: Put positive topics with cards to the wall (3 per participants), explain them
4. Whole team: Categorize found topics
5. Vote (most important categories, cards), 3 votes for each participant
6. Do steps 3 to 5 with negative topics
7. Ask the 5 why’s for the most important Negatives
8. Ask for improvements, put task cards or user stories into the next sprint with concrete actions
9. Finish: Do Retrospective on retrospective
10. Organizational Learning: Publish results of the retrospective to the management and other teams