Process Play – Prozesse spielerisch gestalten
12. Juni 2013
Was fällt Ihnen ein, wenn Sie an Prozesse denken?
Vielleicht ist es eine große Tapete mit einer Prozessbeschreibung, die mit speziellen Tools wie Aris oder in der einfachen Version mit Visio hergestellt wurde.
Für mich gibt es zwei Arten von Prozessen. Automatisierte Prozesse werden von Programmen und Maschinen abgearbeitet. Organisatorische Prozesse werden hingegen von Menschen durchgeführt. Und genau letztere sind es, die ich als Manager im Projekt und in der Linie beobachten kann und beeinflussen möchte. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass keine noch so genaue Erhebung, Erfassung und Schulung eines Prozesses bedeutet, dass er mit den beteiligten Menschen funktioniert. Häufig sind Enttäuschungen wie: „Jetzt haben wir schon mehrfach Geld für unsere Prozesse spendiert – und immer noch arbeitet keiner danach.“ Erarbeitet man einen Prozess dagegen mit den Menschen spielerisch, so
- kommen sie schon beim Spiel auf Verbesserungen
- haben den Prozess verstanden und können ihn durchführen
- reagieren auch in Ausnahmesituationen im „Geiste“ des Prozesses
- fühlen sich der Einhaltung des Prozesses verpflichtet
- bringen gerne Prozessneulingen Sinn und Ablauf des Prozesses bei
Um diese Verankerung des Prozesses bei den Beteiligten zu erreichen, setzen wir gerne die Methode „Process Play“ ein.
Voraussetzung für das Spiel ist eine Einladung an die Prozessbeteiligten und ein großer Raum mit möglichst vielen Tischen. Es wird zu Beginn ein Beobachter für das Process Play identifiziert, der dann am Ende noch einmal eine hilfreiche Zusammenfassung des Beobachteten liefern kann. Dann folgenden diese Schritte:
- Identifizierung der Kernprozesse: Welche Prozesse sollen in welcher Reihenfolge gespielt werden? Beispiele für Kernprozesse in einer entwicklungsgetriebenen Organisation sind der Anforderungsprozess, der Produktentwicklungsprozess, der Release-Prozess und der Bugfixing-Prozess.
- Identifizierung eines Toggles: Welche Entität wandert durch den Prozess und wird durch den Prozess bearbeitet? Beispiele sind ein Projekt, ein Feature oder eine Story, ein Bug.
- Identifizierung und Simulation von Prozessbarrieren: Typische Prozessbarrieren sind Abteilungsgrenzen und Teamgrenzen oder Übergänge in /von Tools. Die Simulation der Barrieren erfolgt durch getrennte Tische (da macht der Übergang und die Barriere richtig Arbeit) oder durch Klebeband auf den Tischen.
Mit dem nun aufgestellten Spiel beginnt man im ersten Feld und schreibt die Aktivitäten auf die Karten, die dort bezogen auf das Toggle im gewählten Prozess ausgeführt werden. Die Karten werden dann im Feld abgelegt. Schrittweise führt man dies für alle Felder durch. Besonders bei den Prozessbarrieren wird es interessant. Wie erfolgen die Übergänge? Wer ist in Meetings beteiligt? Müssen Entscheidungen getroffen werden, wer trifft diese? Durch Markieren der Rollen und Entscheidungspunkte wird der Prozess noch deutlicher. Sind zum Beispiel in einem Prozess 60 verschiedene Rollen beteiligt, wie wir es durchaus schon erlebt haben, so schreit das förmlich nach Vereinfachung. Mit Process Play
- gewinnen die Beteiligten ein gemeinsames Prozessverständnis
- können verschiedene Szenarien gespielt werden: So kann der Ist-Zustand mit einem Ziel-Zustand verglichen werden
- können Prozessbarrieren verstanden und im Spiel beseitigt werden
Unserer Erfahrung nach sind die gespielten Prozesse und insbesondere die gemeinsam vorgenommenen Anpassungen bei den Spielteilnehmern nachhaltig verankert. Wann möchten Sie spielerisch nachhaltige Prozessverbesserungen erreichen? Probieren Sie es aus!
Zum Weiterlesen:
Schlanke Prozesse: pragmatisch, praktisch, gut
Politisch denken – systemisch handeln
Power Maps – Machtstrukturen sichtbar machen
Quelle Foto:© Christian Schwier – Fotolia.com
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