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Sind Videokonferenzen besser als Meetings? Eine Zwischenbilanz

Beitrag von Dr. Monika Setzwein
5. Oktober 2020

Haben Sie Videokonferenzen lieben gelernt? Oder gehen Ihnen die Onlineformate allmählich auf den Geist? Seit Monaten sitzen Millionen Menschen in häuslichen Arbeitszimmern, an Küchentischen oder auf Balkonen und kommunizieren virtuell mit ihren Kolleg*innen. Es ist ja nicht so, dass es in vorpandemischen Zeiten keine Videokonferenzen gegeben hätte. Im Gegenteil: In vielen, vor allem großen Unternehmen gehören virtuelle Teammeetings längst zum Standard. Doch Ausmaß und Umfang der virtuellen Kommunikation sind neu, ebenso wie die Bedingungen, unter denen sie stattfindet. Waren Videocalls und Online-Konferenzen bislang ein ergänzender Kommunikationskanal, so sind sie in diesem Jahr in vielen Betrieben zu einer bestimmenden Form der Kommunikation geworden.

Unterschiedliche Erfahrungen

Die Erfahrungen und Meinungen zu diesem Thema sind erwartungsgemäß divers. Viele Menschen sind genervt von den Unzulänglichkeiten virtueller Zusammenkünfte, von wackeligen Bildern und unterbrochenen Verbindungen. Und fast alle, mit denen ich über das Thema gesprochen habe, finden Videokonferenzen deutlich anstrengender als gewöhnliche Besprechungen. Häufig werden die realen Kontakte, der spontane Austausch am Rande von Meetings und der Plausch auch über ganz andere Dinge als jene, die auf der Agenda stehen, vermisst. Einige Unternehmen sind daher dazu übergegangen, den Präsenzanteil für den Austausch unter den Kolleg*innen wieder zu erhöhen.

Oft gehört habe ich in den Gesprächen aber auch, dass viele Manager*innen überrascht sind, wie extrem produktiv Online-Meetings sein können, und dies auch (und vielleicht gerade?) bei Themen, bei denen sie es nicht erwartet hätten. Diese Erfahrung haben wir auch gemacht, z.B. bei der Durchführung von Strategie-Workshops und der Leitung bereichsübergreifender Change-Projekte. Die Überzeugung, dass z.B. Strategie-Sessions die physische Anwesenheit der Beteiligten zwingend erfordern, haben wir in den vergangenen Monaten jedenfalls revidiert.

Vor- und Nachteile von Videokonferenzen – eine Zwischenbilanz

Ich fand es deshalb an der Zeit, eine Zwischenbilanz zu ziehen und habe dazu die Schwächen und Stärken von Videokonferenzen im Vergleich zu herkömmlichen Meetings gesammelt. Die Aufstellung ist sicher nicht vollständig und Ergänzungen sind sehr willkommen.

Zu den Vorteilen von Videokonferenzen zählen:

Fokussierung auf die Sachebene
Selbstdarstellung (Posing) einzelner Personen wird reduziert
Höhere Aufmerksamkeit der Teilnehmenden
Höhere Disziplin, z.B. beim gegenseitigen Aussprechenlassen
Schnellere Ergebnisse durch kürzere Zeitblöcke und strengeres Zeitmanagement
Ergebnisse können direkt für alle sichtbar festgehalten werden
Höhere Effizienz

Diese Stärken kommen allerdings nur zum Tragen, wenn es eine gute gedankliche Vorbereitung und Strukturierung gibt und das virtuelle Meeting professionell moderiert wird. Videokonferenzen erfordern eher eine striktere Moderation.

Zu den Nachteilen von Videokonferenzen zählen:

Höhere Konzentration nötig, daher meist anstrengend
Reduzierte Ausdrucksmöglichkeiten für Wertschätzung und Zustimmung (z.B. Kopfnicken, auf den Tisch klopfen)
Spontaneität geht verloren
Kreativität wird abgewürgt (zugunsten der Effizienz durch Planung; es gibt wenig Raum für Unvorhergesehenes)
Gemeinsames Nachdenken wird erschwert; Kommunikation reduziert sich auf den Austausch von Argumenten
Emotionale Beteiligung ist vermindert, daher entstehen keine greifbaren Stimmungen (Atmosphäre), z.B. „dicke Luft“ bei Konflikten, Gelöstheit durch Humor
Gegenseitiges Kennenlernen funktioniert schlechter, eher geeignet für Teilnehmende, die einander schon kennen

Das Beste aus beiden Welten

Wie gut zu erkennen ist, sind manche Vorteile von Videokonferenzen zugleich auch Schwächen – und umgekehrt. Den persönlichen Austausch werden virtuelle Meetings auch in Zukunft nicht ersetzen, ihr Anteil an der Kommunikation in den Unternehmen wird aber steigen. Es macht daher Sinn, zu schauen, wie sich die Nachteile von Videokonferenzen kompensieren lassen (z.B. durch technische und methodische Weiterentwicklungen). Ebenso sinnvoll ist es aber auch, zu schauen, inwiefern herkömmliche Meetings von den Erfahrungen mit Videokonferenzen profitieren können. Vielleicht gehören dann unstrukturierte, schlecht vorbereitete Marathonsitzungen, die zu nichts führen (außer schlechter Laune), der Vergangenheit an.

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