Effizientes und effektives Projektmanagement
6. Januar 2014
Einfache und auch komplizierte Herausforderungen können in Unternehmen gut und teils zuverlässig mit traditionellen Arbeitsweisen gemeistert werden. Sobald die Aufgabenstellungen jedoch sehr komplex werden, ist es wichtig, sich über die Voraussetzungen klar zu sein, die es ermöglichen, die Effizienz und noch wichtiger die Effektivität von Maßnahmen zu verbessern, um frühzeitig Ergebnisse zu erzielen, Hindernisse zu beseitigen und potenziellen Problemen entgegenzuwirken.
Je klarer die folgenden Grundsatzfragen formuliert und umgesetzt werden, desto besser und schneller können Ergebnisse realisiert werden, die den höchsten wirtschaftlichen Nutzen erzielen.
Der erste Schritt: „Das Richtige tun“
Je größer ein Unternehmen ist, desto mehr Stakeholder sind in großen Projekten involviert. Es liegt in der Natur der modernen Arbeitswelt, dass schnell eine hohe Anzahl an Anforderungen formuliert wird, deren Menge recht bald unüberschaubar wird und schlecht zu priorisieren ist.
Formulieren Sie deshalb nur die Anforderungen detailliert, deren Umsetzung unmittelbar bevorsteht. Alle später zu berücksichtigenden Aufgaben sollten erst später vor deren Realisierung im Detail erarbeitet werden, denn häufig ändern sich die Rahmenbedingungen noch vor einer Implementierung und können deshalb bereits realisierte Ergebnisse hinfällig machen, wenn die Planung im Vorwege zu langfristig erfolgte.
Setzen Sie keine detaillierten Termine, sondern identifizieren Sie die Anforderungen, die den höchsten wirtschaftlichen Nutzen erzielen. Hierbei ist wichtig, dass nicht die Bedürfnisse aller Beteiligten gleich behandelt werden sollten. Wichtiger ist es, die potenzielle Wertschöpfung für jede einzelne Maßnahme zu bewerten. Trennen Sie sich von der Vorstellung, dass alle Interessengruppen gleich bedient werden müssen. Anforderungen von Unternehmensbereichen, deren wirtschaftlicher Erfolg am meisten Potenzial aufweist, sind stets höher zu bewerten. Dies ersetzt jedoch keine Einzelfallprüfung, die für jede Anforderung im Vorwege vorgenommen werden sollte.
Um zu einer realistischen Einschätzung zu kommen, sollten Sie intensiv mit den Anforderungen stellenden Personen und Bereichsvertretern diskutieren, wie hoch die zu erwartenden Erträge und das zu erwartende Einsparungspotenzial von Arbeitszeiten für die betroffenen Prozesse und Durchlaufzeiten von Arbeitsobjekten sind.
Es ist auch wichtig, ein Gegengewicht gegenüber einflussreichen Interessenvertretungen zu schaffen, die nicht die Wirtschaftlichkeit von geplanten Vorhaben im Fokus haben. Nicht derjenige, der am lautesten schreit, hat auch automatisch die besten und wichtigsten Ideen – oder aber deren Gewichtung wurde nicht zwangsläufig in Abhängigkeit zu einem tatsächlichen, monetären Nutzen vorgenommen. Die effektivsten Waffen, um hier die Interessen in Einklang zu bringen, sind Transparenz, Einbindung aller Personen und Gruppen, die ein berechtigtes Interesse am Verlauf oder Ergebnis eines Prozesses oder Projektes haben und nicht zuletzt die offene Diskussion ohne Vorbehalte.
Deshalb ist der Projektmanager gefragt, Transparenz durch sorgfältige Analyse und ausgewogene Moderation in regelmäßigen Arbeitssitzungen herzustellen.
Der zweite Schritt: „Es richtig tun“
Bevor mit der eigentlichen Arbeit begonnen wird, sollten vorab die richtigen Arbeitsbedingungen geschaffen werden.
Die wichtigste Maßnahme zur Erhöhung der Qualität von Arbeitsergebnissen, an denen ein ganzes Team arbeitet, ist dieses Team räumlich zueinander zu bringen. Ein Projektraum mit einer Schreibtischanordnung, die es jedem Teammitglied erlaubt, ohne von seinem Schreibtischstuhl aufstehen zu müssen, mit den anderen Mitarbeitern zu kommunizieren.
Schirmen Sie ein Team gegen äußere Einflüsse ab. Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder zeitlich so wenig wie möglich durch andere, projektfremde Themen abgelenkt werden können. Auch räumlich ist eine Trennung von projektfremden Mitarbeitern äußerst wichtig, z. B. durch das Aufstellen von Trennwänden in Großraumbüros oder noch besser durch eine räumliche Trennung. Notwendige Abstimmungen mit Außenstehenden sollten in regelmäßigen, aber gesonderten Arbeitskreisen stattfinden, damit konzeptionelle oder programmtechnische Arbeiten nicht wiederkehrend von außen gestört werden.
Verabschieden Sie sich von herkömmlichen Führungsmethoden. Als Führungskraft oder Projektverantwortlicher sollten Sie so wenig fachliche Weisungsgewalt wie möglich ausüben. Übertragen Sie stattdessen die Verantwortung in das Team, welches die Prioritäten selbständig festlegen sollte.
Vergessen Sie den Mythos vom Multitasking. Einerseits ist das menschliche Gehirn nicht in der Lage, zwei Gedankengänge zur selben Zeit auszuführen, andererseits führen parallel ausgeführte Tätigkeiten lediglich dazu, dass für die Erledigung am Ende mehr Zeit verbraucht wurde, als wenn diese Aufgaben hintereinander ausgeführt worden wären.
Hohe Effektivitätsverluste, die in vielen Organisationen häufig zu beobachten sind, treten zum Beispiel auf, wenn konzeptionell arbeitende Spezialisten zeitlich durchgehend auch für den Telefonsupport zuständig sind.
Der dritte Schritt: „Zielkonflikte beachten“
Machen Sie sich bei jeder neuen Aktivität bewusst, was Sie damit bezwecken. Auch größere, laufende Aktivitäten sollten immer wieder hinterfragt werden. Scheuen Sie nicht davor zurück, angefangene Aufgaben zu stoppen, wenn diese nicht wirklich den angestrebten Zielen entsprechen.
Überlegen Sie genau, was eine Maßnahme bewirken soll. Legen Sie dabei den Fokus auf die Effektivität der produzierten Ergebnisse. Auch die Effizienz ist wichtig, jedoch gegenüber der Effektivität nachrangig.
Abgrenzung zwischen Effektivität und Effizienz:
Effektiv arbeiten bedeutet, so zu arbeiten, dass ein angestrebtes Ergebnis erreicht wird. Effizient arbeiten bedeutet, so zu arbeiten, dass erzieltes Ergebnis und eingesetzte Mittel in einem optimalen Kosten-Nutzen-Verhältnis stehen und der Nutzen dabei größer ist als die Kosten (ökonomisches Prinzip).
- Effektivität beschreibt den Grad der Zielerreichung (Wirksamkeit, Qualität der Zielerreichung).
- Effizienz ist ein Maß für die Wirtschaftlichkeit (Kosten-Nutzen-Relation).
Viel zu häufig achten Organisationen sehr stark auf die Effizienz, um am Ende festzustellen, dass zwar kostensparend gearbeitet wurde, die gewünschten Ziele jedoch nicht verwirklicht werden konnten.
Bei der Effektivität stehen jedoch die Ziele stärker im Vordergrund, die sich auch hier häufig erreichen lassen ohne mehr Mittel einsetzen zu müssen.
Vorschläge für die praktische Verlagerung des Schwerpunktes von Effizienz hin zu mehr Effektivität:
- Verkürzen Sie Release-Zyklen und brechen Sie Aufgaben in ihre Einzelteile herunter, um bereits kurzfristig verwendbare Einzelergebnisse vorlegen zu können.
- Stimmen Sie keine festen Liefertermine für Software-Entwicklungen ab, sondern nennen Sie feste Zeiträume, in denen sich das Team intensiv den wichtigsten Aufgaben widmet.
- Führen Sie keine Ergebniskontrolle auf Mitarbeiterebene durch, sondern stehen Sie beratend zur Seite, um Teamprozesse stetig zu verbessern.
- Delegieren Sie fachliche Entscheidungsbefugnisse an das Team und animieren Sie zur Eigenverantwortung des ganzen Teams als Einheit.
- Binden Sie interne und externe Kunden von Anfang an in Ihre Entwicklungen mit ein und fordern Sie regelmäßig ein Feedback ein.
- Rechtfertigen Sie Ihre eigenen Leistungen bei kritischem Feedback nicht, sondern nutzen Sie dieses, um Ergebnisse und Arbeitsprozesse zu hinterfragen und dazuzulernen.
- Legen Sie weniger Wert auf die Dokumentation erstellter Produkte und lenken Sie den Fokus mehr auf Transparenz durch übergreifende Kommunikation und Motivation beteiligter Bereiche.
- Seien Sie niemals mit erreichten Erfolgen zufrieden. Entwickelte Produkte sind immer verbesserungswürdig. Nicht jede optisch überzeugende Lösung führt auch zu wirtschaftlichen Verbesserungen.
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