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Die 7 W-Fragen im Projektmanagement




 

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Wer, Wie, Was, Wieso, Weshalb, Warum?

Die sogenannten W-Fragen begegnen einem an vielen Stellen im Leben. In der Schule schon wurden sie als offene Fragen vorgestellt. Später im Smalltalk-Training gab es die Empfehlung, vor allem diese offenen Fragen zu benutzen. Mein Gegenüber soll ja zum Plaudern angeregt werden, und auch Journalisten schreiben ordentliche Beiträge, indem sie sich an den W-Fragen entlang hangeln. Selbst Feuerwehr und Polizei nehmen Anzeigen mit dieser Fragetechnik auf. Je nach Bereich unterscheidet sich vielleicht die Anzahl der W’s. Und auch die Lesart ist marginal anders. Eine Anzeige bei der Polizei liegt z.B. häufig in der Vergangenheit, während ein IT-Projekt mehr in die Zukunft blickt.

Ob nun 5, 6 oder 7 Ws, die (ab-)gefragt werden – das Ergebnis ist dasselbe: Man bekommt einen Überblick von einem zuvor wahrscheinlich chaotisch anmutenden Zustand, in einer strukturierten Form.

In einem Projektantrag oder einer Projektbeschreibung werden vor allem die folgenden 7 W’s bearbeitet:

  • Warum gibt es dieses Projekt? Es werden Nutzen und Wirtschaftlichkeit betrachtet.
  • Was sind die Ziele, Inhalte und Umfang des Projekts?
  • Wer gehört zur Projektorganisation, wer zur Interessengemeinschaft?
  • Wie sehen die Projektphasen aus? Wie sehen die Lösungen aus?
  • Wann werden die Meilensteine erreicht?
  • Wo steht das Projekt? Darstellung der Ausgangssituation.
  • Wieviel wird das Projekt kosten?

Gerade wenn ich neu in ein Projekt komme, verschaffe ich mir auf diese Weise einen Überblick. Ohne jegliche Wertung schaue ich mir die Unterlagen mit diesen Fragen im Hinterkopf an oder befrage Projektmitglieder, wenn es noch keine Unterlagen gibt. Baff erstaunt bin ich häufig über das „Was“ und „Wer“. Nicht selten finden sich die Kombinationen „Alles“ und „Alle“ oder „Nichts“ und „(k)einer“. Da ahnt man es schon – hier ist noch Potential. Sind diese Punkte geklärt und sortiert, kann es losgehen (ich weiß, manchmal gehen die Pferde schon vorher durch).

Um einen Überblick über den Projektfortschritt zu bekommen, empfiehlt es sich diese W-Fragen kontinuierlich zu überprüfen. Nebenbei fördert und fordert es die Kommunikation mit allen Interessengruppen des Projektes. In abgespeckter Form (Wer, Was, Wann, Warum) ist diese Methode auch für Unternehmen, die kleiner sind oder den pragmatischen Ansatz lieben, ein gangbarer Weg. Wenn diese Punkte dann noch für alle einsehbar visualisiert worden sind, kann dem Projektglück eigentlich nichts mehr im Weg stehen.

Quelle Foto: © MH – Fotolia.com

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