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Meeting Kultur

Beitrag von Frank Wiczinowski
6. September 2010

Neulich im Büro. Wieder mal ein kurzfristig einberufenes Meeting ohne Agenda und eindeutigen Titel, aber mit wichtigen Teilnehmern – und jetzt kommt der Organisator auch noch zu spät. Es sind nicht immer die großen Probleme, die einem das tägliche Leben schwer machen, sondern es sind häufig die Kleinigkeiten, die einfach nur nervig sind.

Ob die ‚Meeting Kultur’ eher locker oder formal ist, hängt von vielen Faktoren ab. In einer Stadtratssitzung gibt es sicher andere Bedürfnisse, Anforderungen und ‚Spielregeln’ als im Stand up eines SCRUM Teams in einem agilen IT Unternehmen. Eines haben sie jedoch gemeinsam: sie halten sich an vereinbarte ‚Spielregeln’.

Also sich einfach mal die Frage stellen, ob es im eigenen Umfeld Meeting Spielregeln gibt und vor allem: ob sie gelebt werden. Wenn nicht, dann überraschen Sie die Kollegen doch einfach mal mit einer guten Einladung, straffen Agenda und einem effektiven Meeting. Denn vormachen ist immer noch besser als ein Regelbuch zu schreiben, das doch keiner liest.

Also einfach mal folgende Fragen und Statements durch den Kopf gehen lassen:

Gibt es eine Agenda?
Ist der richtige Teilnehmerkreis eingeladen?
Werden Termine abgesprochen oder andere Termine der Teilnehmer einfach übergebügelt?
Ist die Besprechung zeitlich begrenzt – und wird sich daran gehalten?
Werden die Ergebnisse, Action Punkte dokumentiert?
Gibt es ein follow up, falls es noch offene Punkte gibt?
Man darf auch ein Meeting absagen, wenn der Termin nicht passt
Man darf auch mal ein Meeting verlassen, wenn man keinen Beitrag leisten kann
Wenn man ein wichtiges Telefonat erwartet, am Anfang darauf hinweisen und wenn der Anruf kommt, leise ohne Kommentar den Raum verlassen
Absagen, wenn man nicht kann
Die Runde informieren, wenn man sich verspätet, eine SMS reicht da schon aus

Ach ja, ich bin sicherlich auch schon mal zu spät gekommen oder habe vergessen mein Handy abzuschalten, Nobody is perfect,…..aber ich arbeite dran:-)

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