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Zeitautonomie

Beitrag von Christian Setzwein
23. Mai 2011

Handlungsfähigkeit ist für Manager das zentrale Gut. Denn nur eigene Handlungen und die der Mitarbeiter führen zu Ergebnissen. Und Ergebnisse sind letztendlich das, wofür Manager verantwortlich sind und bezahlt werden.

Die Vorbereitung und Durchführung von Handlungen kostet Zeit. Über diese Zeit müssen Sie als Manager ausreichend autonom verfügen, damit die an einem 14-Stunden-Arbeitstag getätigten Handlungen tatsächlich so ergebnisrelevant sind wie erforderlich. Der Weg zu Ergebnissen führt über Zeitautonomie.

Vielfach sieht der Alltag jedoch anders aus: Nur früh am Morgen oder spät in der Nacht finden sich „selbstbestimmte“ Zeitfenster. Telefonate, Termine in enger Zeitfolge, Chats, News, direkte Unterbrechungen am Arbeitsplatz usw. lassen weder Zeit zum Luftholen noch zum konzentrierten Arbeiten.

Die folgenden Ideen helfen mir, autonomer mit meiner Zeit umzugehen:

Man sollte nicht davon ausgehen, dass man den ganzen Tag Zeit hat und den ganzen Tag mit Terminen vollpflastern. Sonst werden unerwartete Ereignisse, mit denen man als Manager immer zu rechnen hat, zu zusätzlichen Belastungen, die das Fass schnell zum überlaufen bringen. Konkret helfen Puffer im Arbeitsablauf, Luft für Regeneration, Mind-Reset, geplante Arbeiten und erneute Planungen zu schaffen.
E-Mails, Chats, News sind typische Autonomiekiller. Man ist sekündlich von außen bestimmt und hat das Heft nicht selbst in der Hand. Deshalb führe ich E-Mail-Sessions, Chats oder das Lesen von News immer zur gleichen Zeit durch. Ebenso beschränke ich die dafür vorhandene Zeit – es ist ein Termin.
Gerät man erst unter Zeitdruck, so ist man versucht, sich durch Verschiebungen oder Absagen Luft zu verschaffen. Dies führt dann in der Folge zumeist zu noch mehr Aufwand durch Koordinierungen und zusätzliche Vorbereitungen. Meine Regel deshalb: Termine werden nicht verschoben.
Werden Handlungen aufgrund von Überlastung nicht mehr mit der erforderlichen Energie durchgeführt, verfehlen sie meist das gewünschte Ziel. Oft sind doch die Einstellung und die persönliche Verfassung vor einem wichtigen Meeting das Entscheidende. Man spart sich so zum Beispiel aufwendige Nachverhandlungen. Deshalb sollte man täglich eine „Phase der „Gehirnerholung“ einplanen, vielleicht an einem besonderen Ort, an dem man wirklich seine Ruhe hat. Manchmal reichen schon 10 Minuten.
Smartphones sind ausdauernd und drängend in ihrer Fähigkeit, Arbeiten und Konzentration zu unterbrechen. Deshalb sollten Smartphones zu bestimmten Zeiten des Tages vom Tisch verschwinden und sogar ausgeschaltet werden.
Viele Termine können längerfristig geplant und vorbereitet werden. Nimmt man sich regelmäßig Planungszeit (wiederum ein Termin), so hilft dies, das Terminknäuel zu entwirren und Fäden, die quer stehen, wieder einzuflechten.
Oft nimmt man Termine passiv als unabänderlich an. Schlägt man Gesprächspartnern jedoch proaktiv Zusammentreffen vor, so kann man Thema, Teilnehmer, Dauer, Zeitpunkt und den Ort selbst stark beeinflussen. Proaktive Terminvorschläge führen zu großen Erleichterungen für die eigenen Arbeitstage.
Meetings haben die Eigenschaft, sich gruppendynamisch zu verlängern. Dies führt, lässt man sich auf das Spiel ein, zu Zeitnot. Ich beende deshalb meine Anwesenheit bei Meetings, auch wenn Geschäftsführungen oder Vorstände anwesend sind, pünktlich.

Weitere Hilfen gegen den Zeitdruck finden sich in den Artikeln „Bleib mal locker“ und „Verschaufpausen für Unentbehrliche“ auf diesem Block. Angeregt und Ideen geliefert für diesen Beitrag hat der Artikel „Ende Mai wär noch was frei“ aus der FAS vom 15.05.2011. Viel Spaß beim Weiterlesen.

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