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Kanban im Weihnachtsgeschäft




 

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Kurz vor der Adventszeit kamen mein Bruder und ich endlich wieder einmal dazu, uns etwas detaillierter über unseren Berufsalltag auszutauschen. Mein Bruder ist Pastor und schilderte die vielfältigen Aufgabenfelder, die er nicht nur in der Vorweihnachtszeit zu erledigen hat. Angeregt durch das Kanban-Bord for Kids von Wolfram Müller und das „Visual Management for having a baby“ von Xavier Quesada Allue entstand die Idee, ein Kanban-Board mit den Aufgaben eines Pastors zu erstellen. Innerhalb von zwei Stunden war der erste Wurf getan.

Zunächst sammelten wir alle Aufgaben, die den Aufwand von einer Stunde überschritten. Die Aufgaben wurden sodann nach Dringlichkeit sortiert und in wöchentliche, monatliche, langfristig planbare und sofort umzusetzende Aufgaben gruppiert. Da ein Großteil der Aufgaben sich wöchentlich wiederholt und mein Bruder schon einige Jahre Erfahrung aufweist, konnte er erstaunlich genaue Werte für den jeweiligen Aufwand angeben. Es entstand folgende Zuordnung, die im Kanban-Sinne Serviceklassen entspricht:

  • wöchentliche Tätigkeiten (Lieferungen)

- Gottesdienst (8h)
- Jugendgruppen (2h)
- Taufe (1,5h)
- Dienstbesprechung (2h)
- Konfirmanden-Stunde (3h)
- Kindergarten-Besuche (2h)

  • monatliche Tätigkeiten (Lieferungen)

- Konvent (3h)
- Theolino-Kinderbibelnachmittag (11h)
- Erzählcafé (4,5h)
- Gemeindebrief (6h)
- Kaminabend für Senioren (4-8h)
- Taizé-Gebet (3h)
- Mitarbeiterbesprechung (1h)
- Kirchenvorstand (5h)
- Lektorenkreis (2h)

  • Tätigkeiten ohne Termin bzw. mit langfristiger Planbarkeit (jährlich)

- Konfirmanden-Camp (20h+1 Woche)
- Konfirmanden-Wochenende (8h+1 Wochenende)
- Adventsveranstaltungen (ca. 10h)
- Vater-Kind-Wochenende (8h+1 Wochenende)
- Fortbildung (1 Woche)
- Jugendgruppe Haddeby (5h)
- Dorfwoche (10h)
- Trauungen (je 3h)

Zusätzlich gibt es Ereignisse und Aufgaben, die sich nicht lange im Voraus planen lassen, deren Aufwand aber bekannt ist. Für die folgenden Aufgaben werden insgesamt durchschnittlich 10 Stunden pro Woche aufgewendet:

  • ad hoc!

- Beerdigung (6h)
- Geschäftsführung (3h)
- Besuch des kirchlichen Verwaltungszentrums (1h)
- Kindertagesstätten-Trägerschaft (1h)
- Besuche usw. (je 1,5h)

Die für ein Kanban-Board notwendige “Wertschöpfungskette” lässt sich für die vier Aufgabentypen grob in folgende Phasen unterteilen:

- Offen
- Vorbereiten
- mit Team abstimmen
- Konzept erstellen (Predigt usw.)
- Veranstaltung durchführen
- Erledigt

In Deutschland liegt die durchschnittliche Arbeitszeit eines Pastors bei 54 Stunden. Ziel war es daher, eine etwas geringere Wochenplanung mit 50 Stunden Arbeitsaufwand vorzunehmen. Das Board der ersten Woche stellte sich folgendermaßen dar:

Zum Zeitpunkt des im Bild dargestellten Zustandes besteht möglicherweise ein Engpass in der Abstimmung mit dem Team. Wünschenswert wäre allerdings ein Engpass in der Spalte “Veranstaltung durchführen”, da dann alle Vorarbeiten vollendet wären. Auf eine strikte Begrenzung paralleler Arbeiten (WIP-Limit) wurde zunächst verzichtet. Das Prinzip ist aber bekannt und kann evtl. später angewendet werden, falls sich dies in den montäglichen “Reviews” als Verbesserungsmaßnahme anbietet.

Die nächsten Wochen werden nun zeigen, inwieweit sich das Board bewährt. Besonders interessant wird hier eine der heißesten Phasen im Pastorenjahr: Kanban visualisiert dann die Organisation der Aufgaben im „Weihnachtsgeschäft“.

 

Bildquellen: setzwein IT-Managment GmbH; Foto oben: © Nomad_Soul – Fotolia.com

| 2 Kommentare

  • Anonymous

    Spannend!

  • http://www.sanitaetshaus-versand.de/ Daniel

    Ich weiss gar nicht was mich mehr Interessiert hat, der Artikel an
    sich oder die Aufgebestellung/Aufgebaenverteilung eines Pastors.
    Aber ich fands sehr interessant.

 
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