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Präsentieren ohne Vorbereitung

Beitrag von Dr. Monika Setzwein
13. Mai 2015

Für viele Menschen ist es eine eher unangenehme Aufgabe, wenn sie vor anderen einen Vortrag oder eine Präsentation halten müssen. Die meisten flüchten sich dann in stunden-, wenn nicht gar wochenlange Vorbereitungen. Der Gedanke dahinter ist: „Wenn ich mich nur gut genug vorbereite, dann kann nichts schief gehen.“ Dieser Gedanke ist leider falsch. Denn erstens führt eine „perfekte“ Vorbereitung nicht selten zu einer gewissen Starrheit: Man will, die Dinge, die man vorbereitet hat, unbedingt unterbringen und reagiert dann wenig flexibel auf die Bedürfnisse der Zuhörer. Und zweitens führt eine zu lange Vorbereitungsdauer oft zu einer viel zu großen Menge an Material, das man dann wieder sinnvoll (!) eindampfen muss. Was leider nicht immer gelingt und u.a. zu dem bekannten „Ali Baba und die vierzig Folien-Phänomen“ führt.

Natürlich braucht man Zeit, um sich in neue Themenfelder einzuarbeiten oder Vorträge über Dinge zu halten, mit denen man sich bislang kaum beschäftigt hat. Immer, wenn man sich selbst Wissen und Inhalte aneignen muss, um diese zu präsentieren, braucht man eine gewisse Vorbereitung, z.B. im Studium. Doch im Berufsleben ist das eher selten der Fall. Normalerweise sind hier Präsentationen zu Inhalten gefragt, bei denen man zumindest „routiniert vorbereitet“ ist, will sagen: Man versteht etwas von dem, was man präsentieren soll. Und manchmal MUSS es einfach schnell gehen, etwa wenn die Geschäftsleitung kurzfristig einen Projektstatus verlangt oder die Chefin dazu auffordert, den Gästen aus Barcelona doch noch schnell das neue Produkt vorzustellen.

Während meiner Zeit als Uni-Dozentin nannten wir Präsentationen ohne Vorbereitung „Schwellenpädagogik“. Zwischen Seminaren, Klausurkorrekturen, Projektarbeit und Institutsmeetings hatte von uns niemand die Zeit, sich stundenlang auf eine Seminarsitzung vorzubereiten Auf der „Schwelle“ zum Seminarraum wurde mitunter erst festgelegt, worüber man sprechen wollte. Und das waren nicht unbedingt die schlechtesten Sitzungen. Die Studierenden wurden nicht mit Massen an Stoff erschlagen, die Sitzungen verliefen interaktiver und die wichtigen Dinge, die Kernaussagen, standen stärker im Fokus und blieben entsprechend besser hängen.

Damit Präsentationen ohne Vorbereitung nicht zum Fiasko werden, sind jedoch einige Grundregeln zu beherzigen:

Ziel festlegen: Das ist das Wichtigste. Überlegen Sie genau, was Ihr Anliegen ist! Wollen Sie der Geschäftsleitung vermitteln, dass alles im grünen Bereich ist oder wollen Sie mehr Ressourcen einfordern? Wollen Sie eine Diskussion anstoßen oder wollen Sie Informationsbedürfnisse befriedigen? Formulieren Sie für sich klar und deutlich: „Ich möchte erreichen, dass…“
Erste Sätze festlegen: Mit dem Einstieg in ein Thema können Sie Ihre Zuhörer gewinnen – oder alles vermasseln. Die ersten zwei, drei Sätze sollten Sie sich daher zurecht legen und – gerne auch laut – einüben. Wenn Sie möchten, dass andere Menschen Ihnen zuhören, vermeiden Sie unbedingt Floskeln wie „Ich freue mich, dass Sie so zahlreich erschienen…“ Am besten ist es, wenn Sie einen persönlichen Bezug zum Thema herstellen können. Menschen lieben Geschichten. Erzählen Sie eine!
Struktur festlegen: Ein Grundgerüst, an dem man sich argumentativ entlang hangeln und so die Präsentation in (psycho-)logisch geschickter Abfolge aufbauen kann, ist sehr schnell gemacht. Ich persönlich nutze dazu das Mind Mapping mit Papier und Bleistift. Notieren Sie die wichtigsten Aspekte Ihres Themas und legen Sie die Reihenfolge fest, in der Sie die Punkte ansprechen wollen. Wenn sehr wenig Zeit ist, kann man mit etwas Übung auch im Kopf „mindmappen“. Ich stelle mir dann einfach ein Blatt Papier vor, auf dem ich Hauptzweige und Verbindungslinien „zeichne“.
Begleitend Visualisieren: Statt vorbereiteter Charts (Power point kills people!) hat es sich bewährt, wichtige Punkte live zu visualisieren. Aber auch hier gilt: Weniger ist mehr. Greifen Sie nur zum Stift, wenn Sie Kernbotschaften vermitteln oder Ihr Anliegen veranschaulichen wollen. Einfache Techniken der Visualisierung sind übrigens auch für „Untalentierte“ leicht zu erlenen (s.u.).
Zuhörer einbeziehen: Gute Präsentationen sind immer interaktiv. Bei Fachvorträgen ist dies schwieriger, jedoch kann man auch hier über rhetorische Fragen, humorige Einlagen und insbesondere den Blickkontakt zum Publikum einiges rausholen. Scheuen Sie sich nicht davor, die Zuhörer aktiv einzubinden und vorübergehend in die Rolle des Moderators zu schlüpfen. Wichtig ist aber, dass Sie den Überblick behalten! Nutzen Sie die Beiträge der Zuhörer, um auf Ihr Ziel zuzusteuern. Lassen Sie sich das Ruder nicht aus der Hand nehmen und beenden Sie die Präsentation mit einem einprägsamen Fazit.

Mit diesem Rüstzeug und ein wenig Übung gehen Präsentationen auch ohne aufwändige Vorbereitung leicht von der Hand. Das lässt mehr Zeit für Anderes.

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Quelle Foto: @stockpics – Fotolia.com

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