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Ideenmanagement: Wie es gelingt und warum kein Unternehmen darauf verzichten sollte




 

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In den meisten Start-ups gehört modernes Ideenmanagement einfach dazu – undenkbar, das kreative Potenzial von Angestellten, Kunden und Partnern nicht zu nutzen. Und auch in etablierten Unternehmen und Konzernen ist Ideenmanagement ein wichtiges Thema, das in den letzten Jahren richtig Fahrt aufgenommen hat. Aktuelle Studien zeigen jedoch, dass es bei der Umsetzung viele Defizite gibt und dass viele Unternehmen, ob groß oder klein, die Vorteile eines professionellen Ideenmanagements nicht voll ausschöpfen oder sogar gänzlich darauf verzichten. Insbesondere für KMU eröffnen sich hier Chancen, die nicht vertan werden sollten.

Geschichte des Ideenmanagements

Ideenmanagement ist keine Erfindung der Gegenwart. Im Gegenteil: das Generieren, Sammeln und Auswählen geeigneter Ideen für Verbesserungen in Unternehmen hat eine Tradition, die bis in das 19. Jahrhundert zurückreicht. Es basiert auf dem „Betrieblichen Vorschlagswesen“ (BVW), das Alfred Krupp 1872 einführte, um spontane, individuelle Ideen seiner MitarbeiterInnen für Kosteneinsparungen in seiner Waffenproduktion zu nutzen. In den 1950er Jahren wurde das Konzept von dem US-Amerikaner W.E. Deming in Japan weiterentwickelt zum sog. „Kontinuierlichen Verbesserungsprozess“ (KVP), der häufig mit der japanischen Managementmethode Kaizen gleichgesetzt wird. Hier werden spezielle Teams mit der Aufgabe betraut, kontinuierlich kleine Verbesserungen einzubringen, um die Leistung der Betriebe zu steigern. Vor allem Toyota war mit dem Konzept extrem erfolgreich.

Erst in den 1990er Jahre führten auch deutsche Unternehmen den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess ein, zuerst in der Automobilindustrie, später auch in anderen Branchen. Der Begriff „Ideenmanagement“ wurde Mitte der 1970er Jahre geprägt und wird meist als eine Verbindung der beiden älteren Konzepte BVW und KPV aufgefasst.

Unterschiede zwischen alten und modernen Konzepten

Während das klassische Vorschlagswesen recht bürokratisch daher kommt: z.B. zentrale und langwierige Bearbeitungszeiten, anonymes Einreichen von Ideen, Prämiensystem usw., fokussiert das moderne Ideenmanagement auf schnelle Umsetzung, direkten Kontakt zur Führungsebene und vielschichtige Anreizsysteme. Die Zielsetzungen beider Konzepte unterscheiden sich deutlich. Geht es in alten Ansätzen primär darum, große Einsparungen zu realisieren, wollen moderne Konzepte möglichst viele kleine Verbesserungen erreichen, die z.B. auch das individuelle Arbeitsumfeld betreffen. In vielen, vor allem großen Unternehmen wird der „Erfolg“ des Ideenmanagements jedoch weiterhin an den Kosteneinsparungen gemessen, die oft dreistellige Millionenbeträge erreichen (siehe dazu die diversen dib-Reports zum Thema Ideenmanagement).

Ein weiterer wichtiger Unterschied zwischen „alt“ und „neu“ besteht auch in der Gruppe der Vorschlagsberechtigten: Heute sind nicht mehr nur die Angestellten gefragt, sondern auch Kunden, Lieferanten, Dienstleister und andere Geschäftspartner. Denn alle Stakeholder eines Unternehmens können sinnvoll zu Verbesserungen und Neuerungen beitragen. State of the art ist das allerdings (noch) nicht.

Defizite bei der Umsetzung von Ideenmanagement

Eine neuere Studie der Universität Marburg und der IHK Hessen belegt stattdessen, dass viele Unternehmen zwar angeben, einen systematischen Umgang mit den Ideen ihrer MitarbeiterInnen zu pflegen, viele es aber dabei belassen, die Ideen passiv einzusammeln. Nur ein Drittel der befragten Unternehmen fördern aktiv die Generierung von Ideen, z.B. mit Hilfe von Workshops oder definierten Freiräumen für Kreativität. Neben der fehlenden aktiven Unterstützung erweist sich auch der Umgang mit Fehlern und Scheitern in vielen Fällen als Stolperstein. Wer „schlechte“ Ideen kommentarlos in den Papierkorb wandern lässt, Ideengeber lächerlich macht oder sogar bestraft, braucht sich über mangelnde Resonanz nicht zu wundern.

Ein anderes Problem besteht darin, dass oftmals verschiedene Ansätze des Ideenmanagements praktiziert werden, diese aber nicht miteinander koordiniert werden. Daraus folgen Redundanzen und ungenutzte Synergien. Verwundert zeigten sich die Autoren der Studie auch darüber, dass in zwei Drittel der Unternehmen offenbar Schnittstellendefizite bestehen, d.h. das Ideenmanagement ist nicht an Systeme von Innovations-, Wissens- oder Qualitätsmanagement angeschlossen. Ohne größeren Mehraufwand sei aber hier ein besonderer Nutzen zu erwarten, so die WissenschaftlerInnen. Es liegt ja auf der Hand, dass Ideengeber vorab ihre Vorschläge mit vorhandenem Unternehmenswissen abgleichen möchten, z.B. um diese zu untermauern. Sind die Systeme nicht integriert, muss für die Recherche zusätzliche Zeit aufgewendet werden, was viele KollegInnen sicher abschreckt. Zusammengefasst sind folgende Defizite festzustellen:

  • Fehlende Einbeziehung aller Stakeholder
  • Passives Einsammeln von Ideen/ keine aktive Förderung
  • Fehlen einer adäquaten Fehlerkultur
  • Keine Integration verschiedener Ideenmanagementansätze
  • Schnittstellendefizite zu angrenzenden Bereichen

Tipps zur Erfassung von Ideen

Schon bei der Erfassung von Ideen treten die ersten Hürden auf. So stellt sich z.B. die Frage, welche Vorschläge zugelassen werden sollen. Nicht nur, aber auch aus Motivationsgründen ist es sinnvoll, möglichst viele Ideen aufzunehmen. Dabei kann es hilfreich sein, die eingehenden Vorschläge zu kategorisieren. So kann etwa zwischen

  • Verbesserung: konkrete neue Lösung für ein bestehendes Problem.
  • Idee: Beschreibung einer angestrebten Zukunftssituation und eines möglichen Lösungsweges
  • Innovation: Idee mit Potenzial für eine Veränderung der Marktposition des Unternehmens
  • Kummerkasten: Äußerung von Unzufriedenheit (oder anderen Befindlichkeiten) und ggf. Vorschlag zur Behebung

unterschieden werden. Zudem können die eingereichten Ideen unterschiedlichen Themenbereichen im Unternehmen zugeordnet werden, wie z.B. Arbeitssicherheit, Kundenbindung, Qualitätssteigerung usw.

Auch hinsichtlich des Reifegrades unterscheiden sich die Vorschläge, die Mitarbeiter, Kunden und Partner einbringen. Während es in dem einen Fall ein ausgefeiltes Konzept mit Implementierungsplan gibt, ist an anderer Stelle vielleicht nur eine grobe Skizze zur Diskussion gestellt. Wichtig ist, alle Vorschläge in angemessener Zeit (so schnell wie möglich) zu prüfen und dem Ideengeber eine Rückmeldung zu geben. Dazu können z.B. Foren eingesetzt werden. Zu überlegen ist auch, ob es Bewertungsmöglichkeiten durch eine Crowd, beispielsweise die KollegInnen, geben soll. Bei aller Systematik sollte man eine zu starke Bürokratisierung unbedingt vermeiden. Die Wege müssen kurz, die Beurteilungskriterien transparent und Fehltritte erlaubt sein.

Die Frage, wer sich als Ideenmanager am besten eignet, wird kontrovers diskutiert. Einig sind sich alle darin, dass ein anonymes, individuelles Vorschlagswesen heute nicht mehr den Anforderungen entspricht. In vielen Unternehmen sind es die direkten Vorgesetzten, die als Ideenmanager die Vorschläge der KollegInnen aufnehmen. Das kann gut funktionieren, insbesondere, wenn die Führungskräfte sinnvoll auf diese Aufgabe vorbereitet werden und insgesamt ein vertrauensvolles Klima in den betreffenden Abteilungen herrscht. Oft ist es aber so, dass Führungskräfte sich durch besonders kreative und engagierte MitarbeiterInnen unter Druck gesetzt fühlen und diese vielleicht als Konkurrenz betrachten. Dann werden Ideen möglicherweise nicht angemessen behandelt oder die Mitarbeiter umgehen ihre Vorgesetzten, was wiederum zu Konflikten führt. Aus diesem Grund setzen einige Unternehmen auf unabhängige, neutrale Ideenmanager.

Digitale Verwaltung von Ideen

Ob für das Ideenmanagement eine eigene Software und ausgereifte Verwaltungssysteme notwendig sind, hängt natürlich von der Art und Größe eines Unternehmens ab. Es gibt viele fertige Systeme und Tools, teilweise auch kostenfreie Cloud-Anwendungen mit verschiedenen Features. Manchmal reicht aber auch schon Excel.

Wenn man überlegt, die Ideen digital zu verwalten, sollte man sich zu allererst fragen, was eine solche Anwendung können muss und wie sie mit bestehenden Systemen z.B. des Wissens- oder Qualitätsmanagements verbunden werden kann. Sinnvolle Bestandteile einer Ideenverwaltung sind u.a. ein Abgleichmechanismus, der Redundanzen verhindert, ein Problemarchiv, in dem z.B. Implementierungsschwierigkeiten für bestimmte Ideen diskutiert werden können, eine Möglichkeit, Dateien anzufügen, ein Kategorisierungsschema (s.o.). Auch eine anonymisierte Eingabe sollte möglich sein, vor allem, wenn man Kunden und andere Geschäftspartner am Ideenmanagement beteiligt.

Erfolgsfaktoren des Ideenmanagements

Zusammengefasst lassen sich folgende Faktoren für ein erfolgreiches Ideenmanagement festhalten.

  • Innovationsfreudige Unternehmenskultur (Freiräume, Fehlerkultur, Weiterbildung in Kreativitätstechniken usw.)
  • Beteiligung aller MitarbeiterInnen
  • Nutzerfreundliche Erfassungssysteme
  • Schnelle Bewertung der Ideen (z.B. binnen 1 Woche)
  • Transparente Kriterien
  • Zeitnahe Rückmeldung an den Ideengeber
  • Verantwortliche Beteiligung des Ideengebers an der Weiterverfolgung der Idee (z.B. eigenes Projekt)
  • Positiver Umgang mit Fehlschlägen
  • Passende Anreize (Geldprämien sind nicht immer ein Motivator, Alternativen sind z.B. Ideenwettbewerbe mit Preisen wie Kreuzfahrten oder die Erfüllung eines persönlichen „Wunschtraums“, oft sind auch der öffentlich gemachte Erfolg und die erhaltenen „Lorbeeren“ schon die erwünschte Anerkennung)

Gern können Sie die Aufstellung um weitere Faktoren ergänzen. Wie gehen Sie in Ihrem Unternehmen mit den Ideen der Kolleginnen und Kollegen um? Teilen Sie gern Ihre Erfahrungen und Tipps mit anderen!

Zum Weiterlesen:

Quelle Foto: @ Zamurovic – Fotolia.com

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