Projektregelkreis
1. November 2010
Projekte sind hoch komplexe und dynamische Systeme. Das im Folgenden vorgestellte Modell des Projektregelkreises stellt eine Möglichkeit dar, diese Komplexität näher zu greifen und zu begreifen:
Der Projektregelkreis besteht aus einer Regelstrecke (Projektsystem), einer Messeinheit, einer Differenzanzeige, einem Regler (Projektleiter) und vielen Stellgliedern (Stellschrauben).
Das Projektsystem hat zur Aufgabe, ein bestimmtes Ziel in einer festgelegten Zeit mit einem bestimmten Aufwand zu erreichen. Über die Zeit verändern sich Parameter inner- und außerhalb des Projektsystems, die als Störungen auf das Projektsystem einwirken. Um den Störungen zu begegnen braucht es eine permanente Messung, die den Abgleich zwischen dem erwünschten Soll und dem Ist durchführt. Ergebnis des Abgleichs ist eine Differenz. Diese Differenz ist vom Regler, dem Projektleiter, zu interpretieren. Auf Basis der Interpretation trifft der Projektleiter Entscheidungen, welche Stellschrauben wie stark angezogen oder gelockert werden. Das Verstellen der Schrauben führt zu einem veränderten Projektsystem. Es wird erneut gemessen und der Kreislauf beginnt von vorne.
Es ist also keinesfalls so, dass sich das Ergebnis einer Aktion, „eines Drehs an der Schraube“, immer genau vorhersagen lässt. Und da der Projektleiter Teil des Systems ist, wird auch klar, dass er das System auch dann beeinflusst, wenn er gerade nichts tut.
Hat man das Modell des Projeksystems als Regelkreis einmal verinnerlicht, sind scheinbar überraschende Änderungen im Projekt aufgrund kleiner Variationen plötzlich erklärbar. Das Modell eignet sich also bestens zu Diagnose- und Analysezwecken. Ebenso hilfreich ist es aber auch beim Auffinden von Lösungswegen in verfahrenen Situationen. Indem ich z.B. durch eine Zeichnung visualisiere, welche Stellschrauben ich als Projektleiter zur Verfügung habe und in welcher Beziehung diese zueinander stehen, erschließen sich mir neue Handlungsoptionen.
Bildquellen: setzwein IT-Management GmbH; Foto oben: © pixeltrap – Fotolia.com
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