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RACI Matrix




 

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Im Blogbeitrag ‚Organisatorisches Vakuum‘ bin ich auf die Problematik unscharfer Rollendefinition und den pragmatischen Einsatz der RACI Methode eingegangen. Heute soll es nun um eine Beschreibung dieser Methode gehen.

RACI ist eine einfache Methode zur Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten für Personen und Teams einer Organisation. Eingesetzt wird die Methode typischerweise in Startphasen von Projekten, bei Reorganisationen oder auch im Bereich der Geschäftsprozessmodellierung (BPM). Sie eignet sich aber auch unterstützend zur Analyse, dem Transparentmachen und Auflösen von Konfliktsituationen, deren Ursache in unscharfen Rollendefinitionen liegt. Den Kern der Methode bildet die RACI Verantwortlichkeitsmatrix, die der Visualisierung und Dokumentation dient. In den Zeilen der Matrix stehen die Aufgaben und in den Spalten die Rollen oder Funktionen. Die Felder enthalten die entsprechenden RACI Verantwortlichkeiten, Responsible, Accountable, Consulted und Informed, mit den Definitionen:

  • Responsible – Die Person hat die Durchführungsverantwortung, führt die Aufgabe selber durch oder delegiert sie entsprechend
  • Accountable – Die Person hat die Entscheidungsbefugnis, trägt die Verantwortung, gegebenenfalls auch im rechtlichen Sinne
  • Consulted – Die Person wird konsultiert, ist beratend tätig und liefert einen wichtigen Beitrag oder Informationen
  • Informed – Die Person ist zu informieren bzw. hat ein Informationsrecht und kann Informationen einfordern

 

Um Konflikte zu vermeiden sollte in der Regel pro Aktivität genau eine Person accountable sein. Es können aber durchaus mehrere Personen für eine Aktivität responsible, consulted oder informed sein. Auch kann es vorkommen, dass eine Person gleichzeitig accountable und responsible ist.

RACI Beispiel für ein Softwareentwicklungsprojekt:

Soweit die Theorie. Jetzt noch ein Beispiel aus der Praxis, in dem die RACI Matrix unterstützend zur Analyse eines schwelenden Rollenkonfliktes eingesetzt wurde.

Der Fall: Das Unternehmen ist dabei Scrum als Entwicklungsmethode einzuführen, ein Team arbeitet noch nach klassischen Methoden und die restlichen Teams setzen bereits auf Scrum. Es gibt zwei Product Owner, einen für das Produkt, das vom ‚klassischen Team‘ entwickelt wird und einen PO für die Produkte, die von den Scrum Teams entwickelt werden. Der ‚Scrum‘ PO ist für mehrere Scrum Teams zuständig und teilt seine Aufgaben mit einem Projektleiter, der für die ‚traditionellen Projektleiteraufgaben‘ wie Kostenkontrolle, Reporting etc. zuständig ist. Da die Rollen und Aufgabenteilung aber nie sauber definiert wurden und PO und PL auch noch aus verschiedenen Bereichen kommen, gab es, wie nicht anders zu erwarten, einige Konflikte, Diskussionen und Kompetenzgerangel.

Es folgten: Einige Workshops und Loops zur Konfliktbearbeitung.

Step 1: Zusammentragen der Aufgaben und Verantwortlichkeiten in einer Brainstorming Session am White Board mit den betroffenen Product Ownern, Scrum Mastern und Projektleitern. Da wir im ersten Schritt keine Rollen definiert haben, gab es in dieser Phase keine großen Diskussionen. In der nächsten Phase wurde da schon etwas emotionaler diskutiert:-)

Step 2: Zuordnung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu den Rollen Product Owner, Scrum Master und Projektleiter. Dabei gab es, wie zu erwarten, kontroverse Diskussionen und allen Beteiligten war klar, dass die grobe Clusterung nicht ausreichend ist und auch Punkte wie z.B. Budget und Return on Investment mit dem Management geklärt werden müssen.

Step 3 bis n: Für die weitere Diskussionen mit dem Management und den Beteiligten haben wir aus den ersten Workshopergebnissen eine RACI Matrix in Excel erstellt und kontinuierlich erweitet und angepasst. Der hier abgebildete Ausschnitt der Matrix enthält einen Snapshot der Diskussion. Allein die Anzahl der Rollen macht deutlich, wie viele Meinungen bei der Definition der Rollen und Verantwortlichkeiten berücksichtigt werden mussten. Die RACI Matrix war in diesem Fall ein gutes Hilfsmittel zur Analyse und Visualisierung der Problematik und lieferte die Fakten für eine Management Entscheidungsvorlage.

 

Bildquellen: setzwein IT-Management GmbH;  Foto oben: © bluedesign – Fotolia.com

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