Den Wert von Meetings messen
30. Juli 2015
Abläufe in Organisationen und Projekten bestehen vor allem aus Meetings. Prozesse sind dazu da, die Werterzeugung zu optimieren. Den Wert der Meetings bei der Werterzeugung zu hinterfragen, liegt also eigentlich auf der Hand. In der Praxis wird dies aber nur selten gemacht. Stattdessen finden sich in vielen Unternehmen häufig Situationen, in denen Meetings durchlitten und erduldet werden, Woche für Woche, Monat für Monat.
Die folgende Methode hilft, den Wert von Meetings sichtbar und messbar zu machen.
- WAS: Es wird eine Befragung zum Wert des betreffenden Meetings durchgeführt.
- WER: Befragt werden die TeilnehmerInnen des Meetings, denn diese sind die Nutzer und können am besten Auskunft über den Wert geben.
- WIE: Die Befragung muss einfach sein, am besten haptisch, und die Ergebnisse sollen sofort sichtbar sein.
- WANN: Gefragt wird am Ende oder im Anschluss an das Meeting, denn dann ist der Eindruck frisch und das richtige Bauchgefühl für die Bewertung ist da.
Ein gutes Beispiel ist das Papier in der folgenden Abbildung, das man schnell und einfach selbst erstellen kann.
Bewertet wird auf einer Skala von 1 bis 5. Die 1 unten links bedeutet, das Meeting erzeugt keinerlei Wert. Die 5 oben rechts bedeutet, dass das Meeting in optimaler Weise Wert erzeugt. Die TeilnehmerInnen markieren ihre Bewertung mit einem Klebepunkt.
Dieses Verfahren kann standardmäßig in allen Meetings des Unternehmens erfolgen, daraus ergibt sich dann eine Gesamtbewertung der Meetings. Dies erlaubt eine Antwort auf die Frage, welche Meetings weggelassen werden können und wo man Zeit sparen kann. Denn eines ist sicher: Der meiste Wert wird durch die Arbeit außerhalb von Meetings erzeugt. Und wann immer man dafür Zeit frei räumen kann, sollte man dies tun.
Vielleicht probieren Sie die Methode einfach mal bei einem Meeting aus, das Ihnen schon immer nicht gefallen hat. Oder Sie verschaffen sich den großen Überblick über die Meetings in Ihrem Projekt oder Ihrer Organisation. Viel Erfolg!
Quelle Abbildung: Setzwein IT-Management GmbH
Quelle Foto: @endostock – Fotolia.com
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