Komplexität: „Freund“ oder „Feind“ in Projekten?
9. Januar 2008
Komplexität gehört zum Alltag eines jeden Projektmanagers. Hervorgerufen durch die Vielzahl der beteiligten Menschen, der unterschiedlichen Aufgaben und der sich ständig verändernden Bedingungen wirkt sie in erster Linie bedrohlich. Schnell kann es daher zu einer Überforderungssituation für den Projektmanager kommen.
Im Umgang mit Komplexität ist der Projektmanager als ganzer Mensch ist gefordert. Menschen reagieren unterschiedlich auf zu hohe Komplexität. Einige blenden möglichst viele Aspekte der komplexen Situation aus oder reduzieren die für sie unerträgliche Komplexität durch z.B. feste Regelwerke. Andere versuchen möglichst viel an möglichst vielen Stellen gleichzeitig zu bewirken, was von außen häufig als chaotische Handlungsweise empfunden wird. Doch was ist richtig? Gibt es einen Grundsatz, der einem hilft, entgegen der ersten spontanen Reaktion mit Komplexität richtig umzugehen?
Analytisch weiterhelfen kann an dieser Stelle der Satz von Ashby, der besagt, dass die Komplexität der Lösung eines Problems mindestens genauso groß sein muss wie die Komplexität des Problems selbst.
In der Praxis habe ich beobachtet, dass zur Lösung eines verzwickten Problems immer zwei Dinge notwendig sind: Zum einen eine möglichst umfassende Übersicht über das Gesamtproblem, bei der die richtige (nicht zu tiefe) Detailtiefe entscheidend ist. Zum anderen eine große Menge an Kommunikationen, die das Problem aus unterschiedlichen Richtungen beleuchten, und so zur Findung der Lösung führen. Diese Kommunikationen orientieren sich immer an der Übersicht, ergänzen und erweitern diese. Maßnahmen sind punktuell (man macht nicht alles gleichzeitig) und werden anhand der Übersicht eingeordnet (man betrachtet die Auswirkungen auf das Ganze). Die Komplexität der Lösung ist umso höher, je umfassender die Übersicht und vernetzter die Kommunikationen über das Problem sind. Überschreitet sie nach dem Satz von Ashby die Komplexität des Problems, so kann die Lösung gefunden werden.
Emotional ist es schwer auszuhalten, nicht den Überforderungsimpulsen zu folgen. Sich trotz der überwältigenden Menge an Informationen mit allem zu beschäftigen ist schwer. Sich nicht, weil es einfacher ist, mit nur einem Detail zu beschäftigen ist auch unangenehm. Die Umgangsweisen mit Komplexität, die uns menschlich am leichtesten fallen, sind analytisch betrachtet für die Herausforderungen in komplexen Projekten genau die falschen. Meiner Erfahrung nach folgen die meisten Führungskräfte im Umgang mit Komplexität eher emotional entlastenden Wegen, statt sich der konstruktiven Macht der Komplexität souverän zu bedienen und sie in den Dienst des Projekterfolges zu stellen.
Um mit komplexen Situationen und Problemen fertig zu werden, muss man die Komplexität an den richtigen Stellen erhöhen. Dies zu steuern und menschlich auszuhalten verlangt Projektmanangern eine Menge Erfahrung und persönliche Stärke ab. Doch es lohnt sich, in der Komplexität den „Freund“ des Projekterfolges zu erkennen – und sie nicht länger als „Feind“ zu fürchten.
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