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Raus aus dem Elfenbeinturm




 

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Die Schaffung von Projektstrukturen erfolgt stets in Abhängigkeit von der Größe der zu lösenden Herausforderung. In Großprojekten sind z.B. Lenkungskreis, Expertenkreis, Teilprojektleiter, Projektmanagementoffice, Programmmanagement, Soundingboard etc. mögliche Strukturierungselemente, die hilfreich sein können. Die Strukturierung dient der Bewältigung der vorhandenen Komplexität. Unabhängig von der Strukturierung hat die Projektleitung jedoch immer einen Engpass: die am Tag (Nacht) zur Verfügung stehende Zeit.

Mit der Schaffung der Struktur wird in der Regel der Teil der Kommunikation von der Projektleitung abgedeckt, die nach oben geht (Auftraggeber, wichtige Personen im Umfeld etc.) sowie die unmittelbare Kommunikation mit den Teilprojektleitern. Dies ist auf der einen Seite der gewünschte Zustand, um nicht mit „allen“ sprechen zu müssen. Auf der anderen Seite ist es aber notwendig, als Projektleiter zu jedem beliebigen Zeitpunkt eine klare Beschreibung der Lage/Situation des Projektes liefern zu können. Üblicherweise geschieht dies auf Basis der aggregierten Berichte der Teilprojektleiter. Der Projektleiter selbst fasst die Berichte zusammen und berichtet sie den entsprechenden Stellen.

Dieses Vorgehen stellt die Handlungsfähigkeit der Projektleitung sicher, jedoch habe ich festgestellt, dass schnell eine Art „Elfenbeinturmeffekt“ entsteht. Die Beschreibungen der Lage des Projektes basieren fast ausschließlich auf den vereinbarten Kommunikationskanälen. Selbst mit sehr sorgfältig durchgeführten Stakeholder und Umfeldanalysen treffe ich immer eine Unterscheidung was system-/projektrelevant ist und was nicht. Eine Möglichkeit diesen Effekt abzuschwächen ist die Planung des Nicht-Planbaren, d.h. ich organisiere mir Zeit, um mit Menschen aus dem Projekt und auch mit Menschen außerhalb des Projektes in Kontakt zu kommen. Dabei handelt es sich nicht um fixe Termine, sondern um mehr oder weniger zufällige Begegnungen, die ich während meines „Rundgangs“ treffe. Meine Erfahrung ist, dass die auf diese Weise gesammelten Informationen einen guten Beitrag zur Beschreibung der Projektsituation liefern und damit zum Projekterfolg beitragen. Nicht selten sind es sogar gerade diese Informationen, die sich anbahnende Schieflagen oder unterschwellige Konflikte ans Licht bringen.
Quelle Foto: © belleepok – Fotolia.com

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