Organisatorisches Vakuum
4. Oktober 2010
Es ist sicherlich drastisch, unklare Rollenbeschreibungen und Verantwortlichkeiten als ‚Organisatorisches Vakuum’ zu bezeichnen. De facto resultieren aber aus den fehlenden Rollenbeschreibungen und dem unklaren Rollenverständnis viele Diskussionen und Unsicherheiten bei allen Beteiligten. Diese erzeugen, technisch gesprochen, jede Menge Blind- und Verlustleistung.
Beobachten kann man diesen Effekt häufig bei der Einführung neuer Arbeitsmethoden, wie zum Beispiel Scrum, beim Aufsetzen von großen, komplexen Projekten oder in Matrixorganisationen. In der Regel dauert es eine längere Zeit, bis die Rollen und Verantwortlichkeiten vereinbart und verstanden sind und auch gelebt werden. Noch extremer ist dieses ‚organisatorische Vakuum’ bei sehr schnell wachsenden Start-up Unternehmen zu beobachten, in denen die organisatorische Entwicklung nicht mit dem rasanten Wachstum Schritt halten kann (siehe dazu auch den Beitrag „Die Erfolgskrise„).
Sehr hilfreich kann in solchen Situationen das Erstellen einer Verantwortlichkeitsmatrix sein. Ich bevorzuge dabei die RACI-Matrix, weil sie explizit zwischen Accountable und Responsible unterscheidet.
Bei der Rollendefinition und dem Festlegen von Verantwortlichkeiten spielen persönliche Aspekte wie Karriereambitionen, Geltungsbewusstsein, aber auch Ängste eine große Rolle. Wichtiger als das perfekte Ausfüllen und Dokumentieren der Matrix ist deshalb die klärende, offene Diskussion mit den Beteiligten. Idealerweise leitet ein neutraler Moderator das Brainstorming und die Diskussion.
Ich habe die Erfahrung gemacht, dass die persönlichen Aspekte der entscheidende Faktor in den Diskussionen sind und man sich nicht von der Illusion verleiten lassen sollte, dass eine Mammutsitzung reicht, um die offenen Punkte zu klären. Vielmehr ist es sinnvoll, mehrere kurze effektive Meetings abzuhalten und somit den Betroffenen Zeit zu geben über die Veränderungen nachzudenken, sich konstruktiv einzubringen und damit die Akzeptanz zu steigern.
Ist Ihnen in einem Organisatorischen Vakuum auch schon mal die Luft weggeblieben, weil ein Kollege ein anderes Rollenverständnis hatte, als Sie es erwartet haben? Über einen Austausch würde ich mich freuen.
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