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Digital Age: Die angesagtesten Tools für die interne Kollaboration

Beitrag von Dr. Monika Setzwein
2. Juni 2016

Die Digitalisierung zwingt Unternehmen zu einschneidenden Veränderungen. Davon betroffen sind nahezu alle Bereiche der Aufbau- und Ablauforganisation. Insbesondere die Intensität und Form der internen Kommunikation und Zusammenarbeit gilt als erfolgskritischer Faktor für die Zukunftsfähigkeit von Betrieben. Schnellere, direktere Wege der Verständigung, der Abstimmung und des Austauschs von Wissen zwischen verschiedenen Standorten, Abteilungen, Führungsebenen und einzelnen Mitarbeitern müssen gefunden und nutzbringend etabliert werden. Ganz neu ist das Thema freilich nicht. Die meisten Unternehmen setzen seit Langem Wikis oder modifizierte Varianten des guten alten Intranets ein, in das sie Social Features wie z.B. Kommentarfunktionen integriert haben. Dennoch läuft die interne Kommunikation oft noch überwiegend über E-Mails – ein Anachronismus im „Digital Age“, ebenso wie der stationäre PC oder Telefonkonferenzen.

Die Ideenschmieden aus dem Silicon Valley machen vor, wie eine Kollaborationskultur in digital transformierten Unternehmen aussehen kann. Die interne Zusammenarbeit ist gekennzeichnet durch Mobilität, Ortsunabhängigkeit, Flexibilität und Transparenz. Dabei spielen die bekannten gestalterischen Elemente wie bewegliche Möbel, offene Flächen, Glaskuben („fish bowls“) oder Regenerationsbereiche eine wichtige Rolle. Entscheidend ist aber der Einsatz von Tools, die den Datenaustausch, die Koordination, die Kommunikation und die gemeinsame Bearbeitung von Themen unterstützen. Im Folgenden habe ich die in der Start-up Szene derzeit populärsten Tools zusammengestellt (alphabetisch sortiert). Einige davon setzen wir auch selbst in unserem Unternehmen ein:

Asana	Projektmanagementsoftware für komplexe Projekte und Aufgaben, besonders geeignet für Remote-Teams, fokussiert auf die Reduzierung von E-Mailverkehr. Die Nutzer können Projekten und Aufgaben folgen, so dass sie über Diskussionen und Neuigkeiten stets auf dem Laufenden sind.
Dropbox	Cloud-Lösung für das gemeinsame Verwalten und Bearbeiten von Dokumenten und anderen Daten. Es können Verzeichnisse angelegt und für bestimmte Nutzergruppen freigegeben werden. Man kann von allen mobilen und stationären Endgeräten auf die Daten zugreifen. Dropbox ist verträglich mit jedem Internetbrowser und allen gängigen Betriebssystemen.
Facebook	Geschlossene Facebookgruppen besitzen in jüngeren Teams innerhalb der unternehmensinternen Kommunikation eine sehr niedrige Verwendungsschwelle, da das soziale Netzwerk ohnehin zum Alltag der meisten dieser MitarbeiterInnen gehört.
Google Docs	Kollaborationssoftware, die das Anlegen und Teilen von Online-Dokumenten und Präsentationen unterstützt. Da alles direkt im Browser bzw. via App auf dem mobilen Endgerät passiert, kann auf die Installierung einer Office-Software verzichtet werden. Das Besondere an Google Docs ist, dass verschiedene Personen gemeinsam zur gleichen Zeit im live-mode an einem Dokument arbeiten können.
Google Drive	Filehosting-Dienst, der das Teilen von Dateien und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, Präsentationen, Grafiken, Formularen etc. unterstützt. Öffentlich geteilte Dateien können mit Internet-Suchmaschinen gesucht werden.
Google Hang-outs	Konferenz- und Instant Messaging Tool, ermöglicht kostenfreie Videokonferenzen mit bis zu 10 Personen und Chats mit bis zu 150 Teilnehmern.
Go to Meeting	Webanwendung für Online Meetings und Video-Konferenzen in HD Qualität. Virtuelle Besprechungsräume können individuell gestaltet werden. Der Bildschirm kann gemeinsam genutzt werden. Mobile Nutzung via App möglich.
Microsoft Sharepoint	Plattform, auf der Team- und Projekträume zur gemeinsamen Bearbeitung von Aufgaben und Dokumenten angelegt werden können. Auch Abteilungen können abgebildet werden. Mitarbeiter können direkt aus dem aktuellen Arbeitskontext per Chat, VoIP oder Video-Call mit KollegInnen kommunizieren ohne die Plattform zu verlassen. Intelligente Suchmechanismen unterstützen das Wissensmanagement.
Podio	Besonders innovative Collaboration-Plattform mit breitem Funktionsspektrum, flexible und individualisierte Arbeitsprozesse. Ein besonderes Highlight ist die Möglichkeit, selbst – auch ohne die nötigen technischen Kenntnisse – eine eigene App zu erstellen, die den individuellen Anforderungen entspricht.
Producteev	Anspruchsvolles Tool des Social Project Managements, bietet neben dem klassischen Task Management Chat-, Aktivitäts- und Followingfunktionen sowie Tages- und Wochenberichte, die per E-Mail an die Manager geschickt werden.
Slack	Sehr beliebter Instant Messenger für Arbeitsgruppen, Chatfunktion, gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten, bietet viele zusätzliche Funktionalitäten, z.B. das Sortieren von Kommunikationen in verschiedene Kanäle, viele andere Softwaretools können integriert werden
Teamdrive	Die europäische Variante zu Dropbox und Google Drive. Onlinedienst für das Filesharing in Arbeitsgruppen mit automatischer Versionsverwaltung. Verspricht, besonders sicher zu sein.
Trello	Online Tool zur Koordination von Aufgaben nach der Kanban-Methode, virtuelle Boards, denen Tasks zugeordnet werden, bietet u.a. einen guten Überblick über den Bearbeitungsstand von Aufgaben (To do, Doing, Done).
WhatsApp	Stark frequentierter Instant Messenger für Text-, Bild-, Ton- und Video-Nachrichten. Niedrige Verwendungsschwelle, da in privaten Kontexten weit verbreitet.
Wunderlist	Kostenloser Online-Dienst zur Verwaltung von Aufgaben und Notizen. Listen können geteilt werden. Benachrichtigungs- und Erinnerungsfunktion. Die Wunderlist Pro Version ermöglicht zudem das Zuweisen von Aufgaben und das Anhängen von Dateien sämtlicher Formate. Passt für alle Betriebssysteme und mobile Endgeräte.
Yammer	Internes soziales Netzwerk speziell für Unternehmen, stärkt den Informationsaustausch und den Teamgeist. Sehr einfach zu bedienen. Auch als App verfügbar.

Die Liste ist sicher nicht vollständig, und es kommen ständig neue Tools für die digitale Kollaborationskultur hinzu. Vielleicht haben Sie ja einen Tipp, den Sie gern weitergeben möchten, oder Erfahrungen mit einem der aufgeführten Dienste. Anregungen und Kommentare sind wie immer willkommen.

Natürlich kann (und muss) man die Flut der digitalen Kommunikations- und Kollaborationsmedien auch kritisch sehen. Nicht wenige MitarbeiterInnen sind genervt oder überfordert von immer neuen Tools. Und nicht ganz unbegründet wird der Ruf nach einem „digitalen Arbeitsschutz“ immer lauter. Dazu werde ich dann aber an anderer Stelle noch etwas schreiben.

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Quelle Foto: @ CurvaBezier – Fotolia.com

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Asana

Projektmanagementsoftware für komplexe Projekte und Aufgaben, besonders geeignet für Remote-Teams, fokussiert auf die Reduzierung von E-Mailverkehr. Die Nutzer können Projekten und Aufgaben folgen, so dass sie über Diskussionen und Neuigkeiten stets auf dem Laufenden sind.

Dropbox

Facebook

Geschlossene Facebookgruppen besitzen in jüngeren Teams innerhalb der unternehmensinternen Kommunikation eine sehr niedrige Verwendungsschwelle, da das soziale Netzwerk ohnehin zum Alltag der meisten dieser MitarbeiterInnen gehört.

Google Docs

Google Drive

Filehosting-Dienst, der das Teilen von Dateien und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, Präsentationen, Grafiken, Formularen etc. unterstützt. Öffentlich geteilte Dateien können mit Internet-Suchmaschinen gesucht werden.

Google Hang-outs

Konferenz- und Instant Messaging Tool, ermöglicht kostenfreie Videokonferenzen mit bis zu 10 Personen und Chats mit bis zu 150 Teilnehmern.

Go to Meeting

Webanwendung für Online Meetings und Video-Konferenzen in HD Qualität. Virtuelle Besprechungsräume können individuell gestaltet werden. Der Bildschirm kann gemeinsam genutzt werden. Mobile Nutzung via App möglich.

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Producteev

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Sehr beliebter Instant Messenger für Arbeitsgruppen, Chatfunktion, gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten, bietet viele zusätzliche Funktionalitäten, z.B. das Sortieren von Kommunikationen in verschiedene Kanäle, viele andere Softwaretools können integriert werden

Teamdrive

Die europäische Variante zu Dropbox und Google Drive. Onlinedienst für das Filesharing in Arbeitsgruppen mit automatischer Versionsverwaltung. Verspricht, besonders sicher zu sein.

Trello

Online Tool zur Koordination von Aufgaben nach der Kanban-Methode, virtuelle Boards, denen Tasks zugeordnet werden, bietet u.a. einen guten Überblick über den Bearbeitungsstand von Aufgaben (To do, Doing, Done).

WhatsApp

Stark frequentierter Instant Messenger für Text-, Bild-, Ton- und Video-Nachrichten. Niedrige Verwendungsschwelle, da in privaten Kontexten weit verbreitet.

Wunderlist

Yammer

Internes soziales Netzwerk speziell für Unternehmen, stärkt den Informationsaustausch und den Teamgeist. Sehr einfach zu bedienen. Auch als App verfügbar.