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Vorstandssicher präsentieren: 5 Tipps für Projektleiter und Berater




 

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Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Ob man mit seinem Anliegen beim Vorstand oder Lenkungsausschuss durchkommt, hängt meistens weniger von den Inhalten selbst als vielmehr von der Art ihrer Präsentation ab. Wenig ist in den Führungsetagen mehr verhasst als die Vorstellung zu vieler und/oder irrelevanter Informationen, wo am Ende keiner weiß, was nun eigentlich entschieden werden soll. Denn das ist der Knackpunkt: Unternehmenslenker wollen und sollen Entscheidungen treffen. Eine Präsentation, die dafür keine vernünftige Basis bietet und den Anwesenden stattdessen nicht mehr als ein „So what?“ zu entlocken vermag, ist ein Desaster. Leider kommt das häufiger vor, als mancher vielleicht denkt. Vor allem bei Projektpräsentationen vor dem Lenkungsausschuss wird oft der Fehler gemacht, zu sehr in den Mittelpunkt zu stellen, was man alles Tolles geleistet hat. Aber auch so mancher Strategieberater kommt erst ganz am Schluss seiner Ausführungen auf den eigentlichen Punkt. Was im Fernsehkrimi spannend ist – erst die Verwicklungen, dann die Auflösung – , ist in Vorstandsmeetings aber einfach nur nervig.

Für alle, die es besser machen wollen, habe ich hier ein paar Tipps zusammengestellt, die sich in der Praxis vielfach bewährt haben.

1. Absolut fokussiert, konsistent und präzise sein

 Das Wichtigste bei Vorstandspräsentationen ist die absolute Fokussierung. Man muss sich vorher genau überlegen, welches Ziel man erreichen möchte und alles Weitere darauf abstimmen. Es geht in Vorstandspräsentationen nicht wie irrtümlich oft angenommen primär um die Vermittlung von Informationen. Es geht darum, Entscheidungen einzufordern und Ziele durchzusetzen. Neben der Fokussierung auf das Ziel ist es unerlässlich, dass man in seinen Ausführungen konsistent, also widerspruchsfrei, und absolut präzise ist. Wer das nicht beherzigt, läuft Gefahr ziemlich unangenehm auseinander genommen zu werden. Eine ordentliche Vorbereitung ist also unbedingt zu empfehlen.

2. Präsentation nach dem Pyramiden-Prinzip aufbauen

Sich einer zwingenden Logik zu entziehen ist schwierig. Daher ist es in Vorstandspräsentationen ratsam, die eigene Argumentation genau so aufzubauen: zwingend. Hilfreich ist dabei das Pyramiden-Prinzip, das die britische Beraterin Barbara Minto, eine Ex-Mitarbeiterin von McKinsey, entwickelt hat. Dieses Prinzip ist mittlerweile fester Bestandteil der Managementliteratur und wird vor allem in den großen Unternehmensberatungen eingesetzt. Die zentrale Idee beim Pyramiden-Prinzip ist, die Kernaussage der Präsentation an den Anfang zu stellen. Während die meisten Präsentationen so aufgebaut werden, dass die eigentliche Kernaussage erst am Ende der Argumentation – quasi als Höhepunkt – enthüllt wird, steht sie bei der Pyramide an erster Stelle und wird nachfolgend von einer nach unten hin breiter werdenden Basis an Argumenten gestützt. Der Vorteil dieser Methode besteht darin, dass die Zuhörer sofort wissen, worum es geht und daher den Argumenten besser – weil fokussiert – folgen können. Zum Schluss ergänzen einige Daten und Fakten die Argumentation. Wichtig hierbei ist, dass ein Argument immer die Punkte auf der unter ihm liegenden Ebene zusammenfasst. Auf der Ebene der Schlüsselargumente sollten die Fragen Wie? und Warum? geklärt werden.

 

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Ein simples Beispiel für den pyramidalen Aufbau wäre etwa:

Ausgangslage: Das Unternehmen XY möchte expandieren.

Problem: Der Akquiseradius muss dafür deutlich erhöht werden.

Frage: Wie können wir den Akquiseradius deutlich erhöhen?Kernaussage: Wir etablieren einen internationalen Vertrieb.

Argumente: Wir sind näher an den Märkten; Wir senken die Vertriebskosten (im Ausland billiger, zentraler Vertrieb wird verkleinert)

Fakten: Wir gewinnen X-Millionen neuer Kunden; Wir sparen X-Millionen Vertriebskosten etc.

3. Folien für Vortrag und Handout unterschiedlich gestalten

Auch wenn die Versuchung groß ist: Bei Vorstandspräsentationen sollte man auf umfangreiche Zahlenspiele ebenso verzichten wie auf zu viel Fließtext. Das gilt zumindest für die Folien, die den mündlichen Vortrag begleiten. Hier ist es empfehlenswert, nur die wichtigsten Aussagen im Steno-Stil festzuhalten und ansonsten mit übersichtlichen und gut gestalteten (!) Grafiken zu arbeiten. Keep it simple ist das Motto, grelle Farben, wechselnde Schriftarten und ein Potpourri aus Symbolen und Bildern sind tabu.

Der Foliensatz für das Handout darf gern etwas ausführlicher sein. Hier sind Formulierungen in ganzen Sätzen angebracht und auch tabellarische Aufstellungen oder Kalkulationen haben hier ihren Platz. Übertrieben werden sollte aber auch hier nicht. Im Idealfall sollten die schriftlichen Folien so gestaltet sein, dass sie auch als Entscheidungsvorlage dienen können.

4. Präsentation kurz und knackig halten

Angesichts chronischer Zeitknappheit von Managerinnen und Managern ist es eigentlich eine Selbstverständlichkeit, die Präsentation kurz zu halten. Oft wird jedoch versucht, in die knappe Zeit, die einem für die Präsentation bleibt, möglichst viel hinein zu stopfen. Das ist falsch. Viel besser ist es, sogar ein wenig früher fertig zu werden als geplant, und zwar ganz ohne Hetze. Ein gelassen wirkender Redner überträgt seine Stimmung auf die Zuhörer – das gilt für gehetzt wirkende Redner natürlich ebenso.

5. Richtiges Statusniveau wählen

Last but not least entscheiden auch die non-verbalen Signale des Redners darüber, wie die Zuhörer den Vortrag aufnehmen. Bei Vorstandspräsentationen neigen einige Menschen dazu, sich körpersprachlich kleiner zu machen als sie sind. Das ist ebenso nachteilig wie ein arrogantes Auftreten. Vorstandssicher zu präsentieren heißt, weder unterwürfig noch überheblich aufzutreten. Das passende Statusniveau zu treffen, kann man üben. Ich habe vor einiger Zeit einen Blogpost dazu geschrieben:

Oben oder unten? Statusspiele im Job

Ich hoffe, die Tipps sind hilfreich für Sie und freue mich wie immer auf Anregungen und Kommentare.

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Quelle Chart: Setzwein IT-Management GmbH

Quelle Foto: @shockfactor.de – Fotolia.com

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