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Besser moderieren: Tipps für Nicht-Profis




 

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Das Moderieren von Workshops und Meetings gehört heute zum Alltag vieler Führungskräfte in Projekt und Linie. Oft fehlen die Zeit und die methodische Ausbildung, um Workshops wirklich gut vorzubereiten. Die Folge sind dann Abläufe nach Schema F und dürftige Ergebnisse. Spätestens nach dem siebenundzwanzigsten Brainstorming hat auch der geduldigste Kollege keine Lust mehr und die Stimmung oszilliert irgendwo zwischen Langeweile und Gereiztheit. Es ist also ratsam, mehr als drei Standardmethoden im Ärmel zu haben, wenn man öfter mal moderieren muss. Und es rächt sich zu glauben, so ganz ohne Vorbereitung auszukommen. Dabei ist es gar nicht so schwierig, Abwechslung in Workshops und Meetings zu bringen – auch ohne aufwändige Weiterbildung. Im Grunde können Sie sofort damit anfangen.

Zu einer sinnvollen methodischen Planung von Arbeitstreffen gehört zunächst einmal ein Überblick über die folgenden Punkte:

  • Teilnehmerkreis: Wer nimmt teil? (Wie gut) kennen sich die Teilnehmenden?
  • Zielsetzung: Worum geht es? Was soll erreicht werden? Welche Erwartungen bestehen?
  • Zeitrahmen: Wie viel Zeit steht zur Verfügung?

Nachfolgend werden je nach Gruppengröße, Zielsetzung und zeitlicher Perspektive die Methoden für die einzelnen Phasen des Workshops ausgewählt. Man entwickelt ein passendes „Moderationsdesign“. Dafür muss man nicht unbedingt Profi-Moderator sein. Es reicht, sich etwas Zeit zu nehmen und den Ablauf gedanklich durchzuspielen. Am besten kalkuliert man den zeitlichen Aufwand für die einzelnen Schritte – und Pausen! – gleich mit. Ich plane meine Workshops immer mit einer mitlaufenden Zeitleiste und habe mir angewöhnt, lieber etwas großzügiger zu planen. Ist man mit einem Punkt schneller fertig als erwartet, kann man sich an anderer Stelle mehr Zeit lassen oder spontan ein spielerisches Element einbauen. Ich habe aber auch noch niemanden erlebt, der sich darüber beschwert hätte, dass man früher Schluss macht – sofern die Ergebnisse im Kasten sind. Die Phasen, die in einem Workshop i.d.R. durchlaufen werden, sind:

(1) Einsteigen: Begrüßung, Thema, Organisatorisches, Kennenlernen / Aufwärmen

(2) Sammeln: Themenspeicher, Unterthemen

(3) Festlegen: Priorisieren, gemeinsames Verständnis, zielgerichtete Fragestellung

(4) Bearbeiten: Lösungen finden, Entscheidungen vorbereiten, Beschlüsse fassen

(5) Maßnahmen planen: Aktionsplan erstellen, Aktivitäten zeitlich und personell konkretisieren

(6) Abschließen: Wrap up, Feedback, Speicher für offene Fragen, ggf. Vereinbarung von Folgeterminen, Verabschiedung

Welche Methoden in welcher Phase am besten passen, hängt natürlich von der Art der Fragestellung und dem Kreis der TeilnehmerInnen ab. Zum Aufwärmen und Kennenlernen gibt es zahlreiche Möglichkeiten, von soziometrischen Aufstellungen, die man mit jeder Art von Teilnehmern machen kann, über den Einsatz von Fotos und Gegenständen, mit denen die Teilnehmer etwas über sich preisgeben bis hin zu lustigen Namenslernspielen für neu zusammengestellte Gruppen.

Für die Sammelphase ist das Brainstorming eine beliebte und sinnvolle Methode – allerdings darf man hier gern variieren und nicht immer nur 08/15 –Abfragen machen. Es gibt viele Möglichkeiten, ein Brainstorming durchzuführen, z.B.

Die Themen werden in einem „Speicher“ visualisiert. Das anschließende Filtern der Ideen und Vorschläge erfolgt am besten über das Clustern und die anschließende Mehrpunkt-Abfrage. Beim Clustern werden von den Teilnehmern übergeordnete Kategorien gebildet und die gesammelten Themen entsprechend zugeordnet. Bei der Mehrpunkt-Abfrage erhält jeder Teilnehmer eine bestimme Anzahl an Klebepunkten. Die optimale Anzahl der Klebepunkte ermitteln Sie wie folgt: halbe Zahl an Wahlmöglichkeiten plus eins. Jeder Teilnehmer darf nun seine Punkte auf die verbliebenen Themen verteilen. Häufelungen sind hierbei erlaubt, jedoch dürfen z.B. maximal 3 Punkte auf eine Wahlmöglichkeit gesetzt werden. Auf diese Weise erhalten Sie eine Priorisierung und können die gemeinsam vereinbarte Zielsetzung festhalten.

Nun folgt die eigentliche Arbeitsphase, in der Lösungen gefunden und ggf. Entscheidungen vorbereitet werden sollen. In dieser Phase kommen viele verschiedene Methoden in Betracht, je nachdem wie die Zielsetzung der Themenbearbeitung aussieht. So können Kreativitätstechniken sinnvoll sein, z.B.

Geht es um einen analytischen Zugang, dann empfehlen sich Methoden wie z.B.

Stehen eher gruppendynamische Aspekte im Vordergrund, eignen sich z.B. die folgenden zwei Methoden, die inhaltlich um das Thema „Entscheidungen“ kreisen

Gerade bei längeren Arbeitstreffen sind neben den Kaffeepausen auch aktive Auflockerungsübungen wichtig, damit die Frische nicht verloren geht. Ich setze hier gern Spiele ein, die etwas Bewegung erfordern, z.B.

Am Ende des Workshops wird die Ernte eingefahren, d.h. die Ergebnisse werden gesammelt und visuell festgehalten. Es empfiehlt sich, einen möglichst konkreten Handlungsplan zu erstellen. Dazu gehört die Klärung und Festlegung folgender Punkte: WAS soll getan werden (Maßnahme)? WER führt die Handlung aus (Verantwortlicher)? Bis WANN soll die Aktion erfolgt sein (Termin)? WIE erfolgt die Überprüfung (Kontrolle)?

Mit dem Aktionsplan ist nun die inhaltliche Arbeit abgeschlossen. Offene Fragen und nicht bearbeitete Themen werden noch in einem Speicher zusammengefasst und ggf. ein Folgetermin vereinbart. Zum Abschluss des Treffens sollte ein kurzes Feedback durchgeführt werden. Dies kann z.B. in Form eines „Blitzlichts“ oder einer Ampelabfrage erfolgen. Mir persönlich gefällt das Fünf-Finger-Feedback gut. Es ist kurz und knackig.

Wenn Sie als Projektmanager oder Abteilungsleiterin mal wieder mit der Durchführung eines Meetings oder eines Workshops betraut sind, scheuen Sie sich nicht, einfach neue Methoden auszuprobieren. Fragen Sie KollegInnen, welche Methoden sie gern einsetzen, holen Sie sich online Tipps und Anregungen oder schauen Sie in eins der zahlreichen Bücher für Trainer und Coaches, wenn Sie das Thema gepackt hat.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß und Erfolg beim Moderieren! Wenn Sie Ihre Erfahrungen und eigene Tipps an andere weitergeben wollen, schreiben Sie gern einen Kommentar. Die LeserInnen freut’s.

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